Cadrage : à qui s’adresse ce guide
Ce guide s’adresse au gestionnaire d’un espace de coworking qui cherche un logiciel de gestion d’espaces de coworking et veut décider sur des critères vérifiables. Il vaut pour un lieu de dix postes comme pour un réseau de plusieurs adresses, qu’il soit porté par une entreprise, une association ou une collectivité dans le cadre d’un tiers-lieu soutenu par l’ANCT.
Il permet de trancher trois décisions. La première : ce que vous vendez, à l’heure, à la journée ou par abonnement. La deuxième : jusqu’où le logiciel doit aller, de la simple réservation jusqu’à l’ouverture de la porte, du copieur et du chauffage. La troisième : ce que vous acceptez de confier à un éditeur, notamment sur les données de vos membres.
Chaque point suit le même plan : le besoin, la question à poser en démonstration, le piège fréquent. La page coworking : réservation et accès des membres présente le fonctionnement complet ; ce guide se concentre sur le choix. Comptez quinze minutes de lecture, puis une démonstration de trente minutes avec la checklist finale.
Vente à l’heure ou abonnement : quel modèle porte votre recette ?
Un coworking vend rarement une seule chose. L’abonnement mensuel assure le socle, la vente à l’heure remplit les creux et les salles de réunion se louent au créneau. Le logiciel doit tenir les trois sur le même calendrier, sans double saisie.
Le besoin
Proposer un poste à l’heure le mardi matin, un abonnement au mois à un indépendant et une salle à la demi-journée à une entreprise extérieure, avec un tarif propre à chaque public. Chaque formule doit produire un droit d’entrer limité au créneau payé.
La question à poser
« Montrez-moi le même poste vendu à l’heure à un visiteur et inclus dans l’abonnement d’un membre, le même jour. » Si la démonstration passe par deux écrans ou deux calendriers, le lieu vivra avec deux vérités.
Le piège fréquent
Choisir un outil pensé pour l’abonnement seul. Il gère bien les membres, puis bloque dès qu’il faut vendre une heure à une personne de passage. La vente à l’heure finit sur un tableur, et l’accès de ces visiteurs sur un trousseau.
Postes de travail et salles de réunion : deux logiques de réservation
Un poste se réserve à l’unité, souvent sans choisir lequel. Une salle se réserve nommément, avec une capacité, un équipement et un prix qui varient. Un bon logiciel traite ces deux objets différemment, tout en les affichant dans une seule vue.
Le besoin
Vendre « un poste parmi douze » sans attribuer de place, et vendre « la salle de huit personnes avec écran » à l’heure près. La réservation de salle de réunion à l’heure suppose aussi un temps de battement entre deux groupes, réglable par salle.
La question à poser
« Combien de types d’espaces puis-je créer, et un espace peut-il avoir plusieurs formats de vente ? » Demandez à voir une salle proposée à l’heure et à la journée, avec deux prix, sur la même page publique.
Le piège fréquent
Créer douze « salles » pour douze postes. Le calendrier devient illisible, le membre doit choisir un numéro de bureau qu’il ne connaît pas, et la moindre réorganisation de l’open space impose de tout refaire.
Accès le soir et le week-end, à toute heure
La demande d’un coworking dépasse les horaires d’ouverture. Un membre veut travailler un dimanche, une entreprise veut une salle à 7 h 30. Ces créneaux ne se vendent que si l’accès suit la réservation en dehors des heures d’accueil.
Le besoin
Ouvrir le lieu à toute heure aux personnes qui ont réservé, et à elles seules, pendant leur créneau. La porte d’entrée, l’étage et la salle réservée doivent s’ouvrir sur le même droit, et se refermer à la fin. Le contrôle d’accès relié à la réservation en ligne est le cœur de ce point.
La question à poser
« Que se passe-t-il à 21 h un samedi pour un membre qui a réservé de 20 h à 23 h, et pour celui qui n’a rien réservé ? » La réponse doit décrire le parcours du membre, porte par porte, sans intervention à distance.
Le piège fréquent
Élargir les horaires en distribuant des badges permanents. Le lieu devient accessible à tout moment à des dizaines de personnes, sans lien avec une réservation ni un paiement, et personne ne sait qui était là.
Multi-sites : un compte, plusieurs adresses
Beaucoup de coworkings ouvrent une deuxième adresse dans les trois ans. Le logiciel choisi au départ doit accepter un site de plus sans migration et sans deuxième abonnement à réconcilier à la main.
Le besoin
Un tableau de bord unique, des tarifs et des horaires propres à chaque site, et un membre qui réserve indifféremment dans l’une ou l’autre adresse avec le même accès. Les droits d’administration doivent pouvoir se limiter à un site pour un responsable local.
La question à poser
« Comment ajoute-t-on un deuxième site, combien de temps cela prend, et le prix change-t-il ? » La page tarifs d’ASLOT pose le principe : un abonnement à partir de 59 € HT par mois, sans engagement ni commission, ajusté aux espaces réels pendant la démonstration.
Le piège fréquent
Accepter un « compte par site ». Les membres ont deux identifiants, les statistiques se consolident sur tableur et le responsable ne voit jamais l’occupation globale un lundi matin.
Impression et services annexes
Le copieur, le casier, la cabine téléphonique ou la place de parking font partie de l’offre. Chaque service annexe qui vit hors du logiciel devient une ligne à suivre à la main.
Le besoin
Rattacher les services au membre ou à la réservation. Pour l’impression, un solde de crédits par utilisateur, décompté à l’usage sur un copieur partagé. Pour un casier ou une place de parking, un espace réservable comme un autre, avec son propre créneau et son propre tarif.
La question à poser
« Quels équipements de mon bâtiment le logiciel sait-il piloter, et lesquels resteront à part ? » La liste des équipements et intégrations pris en charge se lit avec le plan de votre bâtiment sous les yeux.
Le piège fréquent
Traiter l’impression au forfait « inclus ». Sans décompte par utilisateur, quelques membres consomment la majorité du papier et l’ajustement des abonnements se fait à l’aveugle.
Badges membres, codes visiteurs et invités
Un membre à l’année et un visiteur d’une matinée n’entrent pas de la même façon. Le premier veut un support qu’il garde, le second un code qu’il reçoit et oublie. Le logiciel doit délivrer les deux à partir de la même réservation.
Le besoin
Un badge permanent pour le membre, actif seulement sur les plages que son abonnement lui ouvre. Un code à usage limité pour le visiteur ou l’invité d’un membre, valable sur le créneau réservé et envoyé par SMS et par e-mail, sans application à installer.
La question à poser
« Un membre invite deux personnes à sa réunion de 14 h : comment entrent-elles, qui l’a autorisé, et que voit-on dans l’historique ? » La réponse dit si l’invité est un vrai objet du logiciel ou un badge prêté de la main à la main.
Le piège fréquent
Laisser les badges se transmettre. Un badge prêté à un invité, puis à un ancien membre, ouvre le lieu pendant des mois. Un code lié au créneau ne vaut rien en dehors de sa plage, ce qui rend la perte ou le partage sans conséquence.
Énergie sur les heures utiles
Chauffer une salle de réunion toute la journée pour deux créneaux d’une heure coûte plus que la location ne rapporte. La réservation sait à quelle heure la salle sera occupée ; le chauffage et l’éclairage devraient le savoir aussi.
Le besoin
Déclencher le chauffage avec une avance réglable avant le début du créneau, l’arrêter à la fin, et couper l’éclairage d’une zone quand plus personne n’y a réservé. Sur un site équipé, ce pilotage se règle par espace, sans geste quotidien.
La question à poser
« Quels équipements de chauffage et d’éclairage sont pilotables chez moi, et que faut-il ajouter pour les autres ? » Demandez une réponse par local, avec ce qui reste chiffré à part, avant toute commande.
Le piège fréquent
Reporter le sujet à plus tard. Le lieu ouvre à toute heure, donc il chauffe à toute heure. La dépense d’énergie grimpe avec l’extension des horaires et absorbe une partie de la recette gagnée le soir et le week-end.
Marque blanche : la réservation aux couleurs du lieu
Vos membres réservent sur votre site, avec votre nom. La page de réservation, les e-mails de confirmation et les SMS d’accès doivent porter l’identité du coworking, pas celle de l’éditeur.
Le besoin
Une page publique intégrable dans votre site, aux couleurs du lieu, et des messages où le membre lit le nom de votre espace, son adresse et son numéro de contact. Le parcours doit rester lisible sur téléphone, puisque la plupart des réservations à l’heure se font en déplacement.
La question à poser
« Que voit exactement un membre sur la confirmation et le SMS d’accès, et où apparaît le nom de l’éditeur ? » Faites-vous envoyer une vraie confirmation pendant la démonstration.
Le piège fréquent
Accepter une page hébergée ailleurs, avec un logo tiers et une adresse web qui n’est pas la vôtre. Le membre pense avoir affaire à une autre société, et la confiance qu’il accorde au lieu s’effrite au premier incident.
Données et RGPD
Un coworking traite des données personnelles : identités, coordonnées, paiements, historique d’entrées. Le RGPD s’applique au gestionnaire du lieu, responsable de traitement, et à l’éditeur, sous-traitant. Le choix du logiciel engage sur ce terrain.
Le besoin
Des données hébergées en France, une durée de conservation définie pour les journaux d’accès, des droits d’administration attribués personne par personne, et un contrat de sous-traitance écrit. La CNIL encadre l’accès aux locaux par badge et publie un exemple d’information des personnes à afficher à l’entrée.
La question à poser
« Où sont hébergées les données, combien de temps l’historique d’accès est-il conservé, et qui chez vous peut y accéder ? » Demandez le document contractuel, pas une réponse orale. Les obligations RGPD des entreprises sont résumées par Service-Public.
Le piège fréquent
Conserver les journaux d’entrée sans limite, au cas où. La CNIL recommande des durées de conservation limitées et proportionnées à la finalité. Un historique sans fin est une charge, pas une sécurité.
Faut-il un logiciel de réservation pour coworking avec contrôle d’accès intégré ?
Oui, dès que le lieu ouvre en dehors des heures d’accueil. Un logiciel de réservation pour coworking qui ne commande pas la porte laisse le gestionnaire remettre des badges à la main, sans lien avec le paiement. Le contrôle d’accès natif fait de la réservation le seul droit d’entrer ; le passage par un intégrateur ajoute un intermédiaire, un devis et un délai.
Le coût
En natif, l’accès fait partie de l’abonnement. S’ajoutent, chiffrés à part et communiqués avant commande, le matériel si le site n’en a pas, le déplacement et l’installation. Via un intégrateur, il faut compter un contrat de plus, une passerelle à maintenir et souvent un coût par porte.
Le délai
Exigez une date de mise en service pour la première porte, pas une fourchette. Un intégrateur dépend de deux plannings ; un éditeur qui vient sur site n’en a qu’un.
Les interlocuteurs
Un samedi à 9 h, la porte ne s’ouvre pas. Qui appelez-vous ? Avec deux prestataires, chacun peut renvoyer vers l’autre. Notez le numéro et les horaires de support avant de signer.
La panne
Coupure de réseau ou d’électricité : demandez ce qui permet d’entrer, comment les membres sont informés et ce qui est enregistré. Le comparatif réservation seule ou réservation avec accès détaille les deux scénarios.
Méthode : choisir en 5 étapes
La méthode tient en cinq étapes, de l’inventaire du bâtiment à la mise en service d’un premier espace. Elle évite la comparaison de listes de fonctions, qui se ressemblent toutes, et ramène le choix à votre lieu réel.
Checklist : 12 questions à poser en démonstration
Ces douze questions couvrent les neuf points du guide et le contrôle d’accès. Posez-les dans l’ordre et notez la réponse exacte : une démonstration qui ne peut pas montrer répond en fait non.
Choisir un logiciel de réservation pour coworking en 5 étapes
- Inventorier les espaces et les portes
Listez postes, salles, casiers, copieurs, et pour chaque accès le type d’équipement en place : gâche, ventouse, lecteur, clavier à code. Cet inventaire sert de base au chiffrage.
- Écrire les formules de vente
Pour chaque espace : à l’heure, à la journée, par abonnement, avec le tarif de chaque public. Ce document devient le paramétrage du logiciel.
- Faire jouer un scénario complet en démonstration
Réservation d’un visiteur un dimanche, paiement, réception du code, entrée, fin du créneau. Sans scénario, la démonstration reste un catalogue.
- Obtenir un chiffrage écrit en deux parties
L’abonnement d’un côté, le matériel et l’installation de l’autre, avec la date de mise en service et les interlocuteurs de support.
- Ouvrir un seul espace, puis étendre
Une salle de réunion pendant un mois. Mesurez les heures vendues en dehors des heures d’accueil et les incidents, puis élargissez aux postes.
12 questions à poser en démonstration
- Le même poste peut-il être vendu à l’heure et inclus dans un abonnement, le même jour ?
- Un poste se réserve-t-il « parmi douze » sans attribution, et une salle nommément ?
- Que voit un membre à 21 h un samedi, porte par porte, s’il a réservé ? Et s’il n’a pas réservé ?
- Comment ajoute-t-on un deuxième site, et le membre garde-t-il le même accès ?
- Quels copieurs et équipements de mon bâtiment sont pilotables, lesquels restent à part ?
- Un invité de membre reçoit-il son propre code, et l’historique indique-t-il qui l’a autorisé ?
- Le chauffage d’une salle peut-il démarrer avant le créneau et s’arrêter à la fin ?
- Pouvez-vous m’envoyer maintenant une confirmation et un SMS d’accès tels que le membre les reçoit ?
- Où sont hébergées les données, et combien de temps l’historique d’accès est-il conservé ?
- Le contrôle d’accès est-il natif ou passe-t-il par un intégrateur ? Qui appelle-t-on un samedi ?
- Que se passe-t-il en cas de coupure de réseau ou d’électricité pour un membre qui a réservé ?
- Le chiffrage sépare-t-il l’abonnement du matériel et de l’installation, avec une date de mise en service ?
Vos questions
Quel logiciel de réservation pour un petit coworking de dix postes ?
Le même que pour un grand, si son prix ne dépend pas du nombre de membres. Regardez d’abord la vente à l’heure et l’accès en dehors des heures d’accueil : ces deux points font vivre un petit lieu. Un abonnement sans engagement permet d’ouvrir un seul espace, de mesurer pendant un mois, puis d’étendre aux autres.
Comment gérer l’accès au coworking le soir et le week-end ?
En liant le droit d’entrer à la réservation payée. Le membre réserve son créneau, règle, reçoit un code ou voit son badge activé, entre et ressort pendant la plage réservée. L’accès cesse à la fin du créneau. Aucun badge permanent à distribuer pour élargir les horaires, et chaque entrée reste horodatée.
Faut-il des badges ou des codes pour les membres ?
Les deux ont leur place. Le badge convient au membre à l’année, à condition d’être actif seulement sur ses plages d’abonnement. Le code convient au visiteur, à l’invité et à la salle louée ponctuellement, parce qu’il ne vaut rien en dehors de son créneau. Un logiciel qui délivre les deux depuis la même réservation évite d’avoir deux systèmes à tenir.
Un logiciel de coworking peut-il piloter le chauffage des salles ?
Oui, quand les équipements du site sont pilotables. Le chauffage démarre avec une avance réglable avant le créneau et s’arrête à la fin ; l’éclairage suit la même règle. Ce qui est compatible chez vous se vérifie local par local, avant tout engagement, et le matériel manquant est chiffré à part.
Combien coûte un logiciel de gestion d’espaces de coworking ?
ASLOT démarre à 59 € HT par mois, sans engagement et sans commission sur les paiements. Le tarif exact se fixe pendant la démonstration, à partir des espaces et des équipements réels. Le matériel de contrôle d’accès, s’il manque, et l’installation sur site sont chiffrés séparément et communiqués avant commande.
Faut-il installer une application pour réserver ou entrer ?
Non. La réservation, le paiement et la réception du code passent par le navigateur, sur ordinateur, tablette ou téléphone. Le membre n’a rien à télécharger, et vous n’avez rien à installer sur vos postes. Le code arrive par SMS et par e-mail, ou le badge est activé pour la plage réservée.
Les données des membres sont-elles hébergées en France ?
Chez ASLOT, oui. Pour tout éditeur, demandez la localisation de l’hébergement, la durée de conservation de l’historique d’accès et le contrat de sous-traitance. La CNIL publie des repères sur le contrôle d’accès aux locaux et sur les durées de conservation ; le gestionnaire du lieu reste responsable de traitement.
Références officielles
- CNIL, L’accès aux locaux et le contrôle des horaires sur le lieu de travail
- CNIL, Exemple d’information en cas d’accès à des locaux professionnels par badge
- CNIL, Les durées de conservation des données
- Service-Public Entreprendre, Obligations en matière de protection des données personnelles (RGPD)
- ANCT, Programme Tiers-lieux
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