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Accès autonome
L’accès autonome est la possibilité, pour l’usager d’un espace réservé, d’entrer par ses propres moyens au moment convenu, avec un code, un badge ou une plaque reconnue, sans remise de clé en main propre. L’ouverture vaut pour la durée du créneau réservé et cesse à son terme. Ce mode d’accès concerne les salles, gymnases, parkings, bureaux, anneaux de port et aires de camping-car.
Sur le site : Comment fonctionne l’accès autonome
Association (mise à disposition)
L’association, au sens de la mise à disposition d’un espace public, est une personne morale à but non lucratif à laquelle une collectivité prête ou loue une salle, un gymnase ou un terrain pour ses activités. La mise à disposition peut être gratuite ou tarifée. Dans les deux cas elle repose sur une convention et le créneau accordé figure au planning. La gratuité doit rester tracée pour la transparence des comptes.
Sur le site : Gérer les créneaux des associations
Attestation d’assurance
L’attestation d’assurance est le document par lequel un assureur certifie qu’un locataire ou une association est couvert en responsabilité civile pour l’occupation d’un espace, à une date donnée. Le gestionnaire la demande en général avant la remise de l’accès, avec la convention signée. Elle protège la collectivité ou le propriétaire en cas de dommage causé aux locaux, au mobilier ou à des tiers pendant l’événement.
Sur le site : Gérer une salle des fêtes
Contrôle d’accès
Le contrôle d’accès est l’ensemble des moyens qui déterminent qui peut entrer dans un lieu, par quelle porte et à quel moment. Il associe un équipement, clavier, lecteur de badge ou barrière, à une règle de droits, personnes autorisées et plages horaires, et conserve une trace horodatée des passages. Il concerne les bâtiments publics, les parkings, les résidences et les sites portuaires.
Sur le site : Sécurité et traçabilité des accès
Contrôle d’accès autonome
Le contrôle d’accès autonome est un contrôle d’accès dont les droits d’entrée découlent directement des réservations : dès qu’un créneau est réservé et réglé, l’usager reçoit un moyen d’ouvrir la porte, valable sur ce seul créneau. Le gestionnaire n’a ni clé à remettre ni rendez-vous à fixer. À la fin du créneau, le droit s’éteint de lui-même et l’espace redevient disponible pour la réservation suivante.
Sur le site : Réservation seule ou réservation avec accès ?
Règlement intérieur d’une salle
Le règlement intérieur d’une salle est le texte adopté par le propriétaire ou la collectivité qui fixe les conditions d’utilisation : horaires, capacité, niveau sonore, interdictions, nettoyage, caution, tarifs par public, responsabilités. Il est remis au locataire avec la convention et souvent accepté en ligne au moment de la réservation. Il fonde les retenues sur caution et les refus de réservation ultérieurs.
Sur le site : Gestion des salles communales
Badge permanent
Le badge permanent est un support d’identification, carte ou porte-clés, attribué durablement à une personne pour ouvrir un ou plusieurs accès. Son détenteur est un utilisateur régulier : résident d’une copropriété, abonné d’un parking, membre d’un coworking, plaisancier à l’année. Le gestionnaire décide des portes et des horaires autorisés et peut désactiver le badge à tout moment, par exemple au départ du titulaire, sans récupérer l’objet.
Sur le site : Gérer clés, badges et codes d’accès
Barrière automatique
La barrière automatique est un équipement motorisé qui ferme l’entrée d’un parking ou d’une aire et se lève sur ordre : badge, code, télécommande, lecture de plaque ou commande à distance. Reliée à une réservation, elle ne laisse passer que les véhicules attendus, pendant le créneau payé. Elle referme l’accès entre deux passages et permet de connaître l’occupation réelle des places.
Sur le site : Réserver et ouvrir un parking
Borne de services (aire de camping-car)
La borne de services est l’équipement d’une aire de camping-car qui distribue l’eau, l’électricité et parfois la vidange des eaux usées, contre un paiement ou un droit ouvert par le séjour. Elle fonctionne le plus souvent avec un code, un jeton ou une carte. Couplée à la réservation de l’emplacement, elle permet au voyageur d’arriver de nuit et d’utiliser les services dès son installation.
Sur le site : Aires de camping-car : réservation et services
Caution
La caution est une somme demandée au locataire d’un espace pour garantir la réparation d’éventuels dégâts ou un nettoyage non effectué. Elle prend la forme d’un chèque conservé, d’une empreinte bancaire ou d’un dépôt. Son montant figure dans le règlement intérieur ou la convention. Elle est restituée après l’état des lieux de sortie si aucune retenue n’est justifiée, ou conservée en partie avec un motif écrit.
Sur le site : Caution, convention et état des lieux : le guide
Clavier à code / digicode
Le clavier à code, ou digicode, est un boîtier fixé près d’une porte ou d’un portail sur lequel l’usager tape une suite de chiffres pour déclencher l’ouverture. Il commande une gâche, une ventouse ou un moteur. Selon le modèle, il accepte un code fixe, plusieurs codes nominatifs ou des codes temporaires valables sur une plage horaire. C’est l’équipement le plus courant pour l’accès autonome à une salle.
Sur le site : Équipements compatibles : claviers, lecteurs, gâches
Code à usage unique
Le code à usage unique est une suite de chiffres remise à un usager pour une réservation précise et valable seulement pendant le créneau réservé. Il n’ouvre pas la porte avant l’heure de début et ne fonctionne plus après l’heure de fin. Chaque réservation reçoit son propre code, ce qui évite la circulation d’un code commun connu de tous et rend l’historique des entrées lisible.
Sur le site : Réservation en ligne avec contrôle d’accès
Conseil syndical
Le conseil syndical est l’organe de la copropriété élu par l’assemblée générale pour assister et contrôler le syndic. Il est composé de copropriétaires bénévoles. Sur les parties communes réservables, salle commune, local vélo, place visiteur ou laverie, il donne un avis sur les règles d’usage, les horaires et les éventuels tarifs, puis suit leur application avec le syndic tout au long de l’année.
Sur le site : Espaces communs de copropriété
Convention de mise à disposition
La convention de mise à disposition est le contrat écrit par lequel une collectivité ou un propriétaire confie l’usage temporaire d’un espace à un occupant : association, entreprise ou particulier. Elle précise les lieux, les dates, le tarif ou la gratuité, les obligations d’entretien, l’assurance exigée, la caution et les conditions d’annulation. Signée avant l’occupation, elle sert de référence en cas de litige.
Sur le site : Louer une salle des fêtes avec convention
Créneau
Le créneau est la plage horaire pendant laquelle un espace est réservé par un usager : une soirée en salle des fêtes, deux heures de gymnase, une nuit sur une aire, une demi-journée en salle de réunion. Il a une heure de début et une heure de fin. Le planning empêche deux réservations de se chevaucher sur le même créneau et l’accès autonome s’aligne exactement sur cette durée.
Sur le site : Organiser le planning d’une salle
DGS (directeur général des services)
Le DGS, directeur général des services, est le cadre qui dirige l’administration d’une commune ou d’une intercommunalité sous l’autorité du maire ou du président. Il coordonne les services, prépare le budget et pilote les projets d’organisation. C’est souvent lui qui arbitre le choix d’un logiciel de réservation des salles et d’accès aux équipements, en lien avec le secrétariat, la police municipale et les services techniques.
Sur le site : Mairies et collectivités
Délégataire (délégation de service public)
Le délégataire est l’entreprise ou l’organisme à qui une collectivité confie, par contrat de délégation de service public, l’exploitation d’un équipement : port de plaisance, parking, aire de camping-car, piscine. Il assure l’exploitation quotidienne et perçoit les recettes auprès des usagers, en contrepartie d’une redevance ou selon les termes du contrat. La collectivité reste propriétaire et contrôle le service rendu.
Sur le site : Ports et marinas : anneaux et pontons
Gestionnaire de coworking
Le gestionnaire de coworking est la personne ou la société qui exploite un espace de travail partagé : postes en open space, bureaux fermés, salles de réunion, casiers, imprimantes. Il gère les abonnements, les réservations ponctuelles, l’accueil des visiteurs et l’ouverture des locaux, souvent en dehors de ses heures de présence sur place. Sa priorité est un taux d’occupation élevé avec un fonctionnement simple pour les membres.
Sur le site : Coworking : réservation et accès des membres
Gymnase municipal (créneaux)
Le gymnase municipal est un équipement sportif couvert appartenant à une commune et mis à disposition des écoles, des clubs et parfois des particuliers, par créneaux hebdomadaires ou ponctuels. La répartition des créneaux entre associations se fait chaque saison et les créneaux restés libres peuvent être ouverts à la réservation. L’accès par code ou badge évite la circulation des clés entre les clubs.
Sur le site : Réserver un créneau de gymnase
Gâche électrique
La gâche électrique est la pièce fixée dans le dormant d’une porte qui retient le pêne de la serrure et le libère sous impulsion électrique. Commandée par un clavier, un lecteur de badge ou une réservation, elle laisse ouvrir la porte sans clé pendant quelques secondes puis la verrouille de nouveau. Elle équipe la plupart des portes de salles communales, de halls d’immeuble et de locaux de coworking.
Sur le site : Matériel d’ouverture pris en charge
Justificatif de paiement
Le justificatif de paiement est le document remis à l’usager après son règlement, qui indique la date, le montant, l’espace et le créneau payés ainsi que l’identité de l’encaisseur. Il permet à l’usager de prouver son paiement et au gestionnaire de rapprocher chaque encaissement d’une réservation. Pour une collectivité, il s’ajoute aux pièces transmises au comptable public avec le versement du régisseur.
Sur le site : Justificatifs et pièces pour la trésorerie
Lecteur de badge
Le lecteur de badge est un boîtier qui lit un support sans contact, carte, porte-clés ou parfois téléphone, et compare son identifiant à une liste d’autorisations avant de commander l’ouverture. Il équipe les parkings, les halls de résidence, les pontons et les coworkings. Il convient aux usagers réguliers, tandis que le clavier à code répond aux visiteurs ponctuels. Les deux se combinent souvent sur un même site.
Sur le site : Badges et codes : qui entre, quand et où
Marque blanche
La marque blanche est la mise à disposition d’un service en ligne sous l’identité visuelle du gestionnaire : son nom, son logo, ses couleurs, parfois son nom de domaine. L’usager qui réserve une salle ou une place voit la commune, le syndic ou l’exploitant, non l’éditeur du logiciel. Ce mode de présentation renforce la confiance et s’inscrit dans la charte graphique du site institutionnel.
Sur le site : La plateforme ASLOT
Ouverture automatique
L’ouverture automatique est le déverrouillage d’une porte, d’un portail ou d’une barrière déclenché par un événement prévu : présentation d’un badge autorisé, saisie d’un code valide, début d’un créneau réservé. Elle se distingue de l’ouverture manuelle par un tiers présent sur place. Elle s’applique aussi aux équipements associés, éclairage, chauffage ou borne, mis en service pour la durée de la réservation.
Sur le site : Réserver une salle communale ouverte à l’heure
Planning de réservation
Le planning de réservation est le calendrier partagé qui affiche, pour chaque espace, les créneaux occupés et les créneaux libres. Il évite les doubles réservations, rend visible la disponibilité réelle et sert de base à l’ouverture automatique. Consulté par l’usager pour choisir un créneau et par le gestionnaire pour arbitrer, il remplace le cahier papier et les échanges de courriels successifs.
Sur le site : Logiciel de planning de réservation
Remboursement / annulation
Le remboursement est la restitution totale ou partielle de la somme versée lorsqu’une réservation est annulée. Ses conditions dépendent du règlement ou de la convention : délai avant le créneau, frais retenus, cas de force majeure. Pour une collectivité, le remboursement d’une recette déjà encaissée suit une procédure comptable précise. Un texte d’annulation clair, accepté en ligne à la réservation, limite les contestations.
Sur le site : Réserver un espace en ligne
RGAA
Le RGAA, référentiel général d’amélioration de l’accessibilité, est le cadre français qui fixe les critères permettant à un site ou à un service en ligne d’être utilisable par les personnes en situation de handicap. Les services publics et leurs prestataires doivent publier une déclaration d’accessibilité indiquant leur niveau de conformité. Un formulaire de réservation proposé par une collectivité entre dans ce périmètre.
Sur le site : Déclaration d’accessibilité
RGPD
Le RGPD, règlement général sur la protection des données, est le texte européen qui encadre la collecte et le traitement des données personnelles. Une réservation en ligne recueille des noms, des coordonnées et des historiques d’accès : le gestionnaire doit informer l’usager, limiter les données au nécessaire, fixer une durée de conservation et garantir l’accès et la suppression sur demande. La CNIL veille à son application en France.
Sur le site : Protection des données et hébergement en France
Règlement de copropriété
Le règlement de copropriété est le document contractuel qui organise la vie d’un immeuble : répartition des lots, destination des parties privatives, usage des parties communes, répartition des charges. Il fixe les conditions dans lesquelles une salle commune, un parking visiteur ou un local partagé peuvent être réservés et à quel prix. Toute règle de réservation doit lui être conforme et, si besoin, votée en assemblée générale.
Sur le site : Logiciel de gestion des espaces d’une copropriété
Régie de recettes
La régie de recettes est le dispositif qui autorise un agent d’une collectivité, le régisseur, à encaisser certaines recettes publiques pour le compte du comptable public, par dérogation au principe de séparation entre ordonnateur et comptable. Elle est créée par délibération ou décision de l’ordonnateur, avec avis conforme du comptable. La location de salles, de places ou d’emplacements passe fréquemment par une régie.
Sur le site : Encaisser une location en régie
Réservation en ligne
La réservation en ligne est le fait, pour un usager, de choisir un espace et un créneau sur un site web, de fournir ses coordonnées, d’accepter les conditions et de régler, sans échange de courrier ni déplacement. Elle est confirmée immédiatement et inscrite au planning. Elle s’applique aux salles, gymnases, bureaux, places de parking, anneaux et emplacements de camping-car, depuis un ordinateur ou un téléphone.
Sur le site : Logiciel de réservation de salle
Secrétaire de mairie
Le secrétaire de mairie est l’agent qui assure le fonctionnement administratif d’une petite commune : accueil, état civil, urbanisme, comptabilité, préparation des conseils. Il reçoit en pratique les demandes de salle, tient le planning, rédige les conventions, encaisse en régie et remet les accès. Un outil de réservation et d’ouverture automatisée lui rend du temps pour ses autres missions.
Sur le site : Salle communale : 12 points à vérifier
Seuil de dispense de procédure (marché public)
Le seuil de dispense de procédure est le montant hors taxes en dessous duquel un acheteur public peut conclure un marché sans publicité ni mise en concurrence préalables, tout en choisissant une offre pertinente et sans contracter systématiquement avec le même fournisseur. Un abonnement à un logiciel de réservation se situe le plus souvent sous ce seuil
Sur le site : Tarif et conditions
Syndic
Le syndic est le mandataire chargé d’administrer une copropriété : exécution des décisions d’assemblée générale, tenue des comptes, entretien des parties communes, contrats avec les prestataires. Il peut être professionnel ou bénévole. Il met en œuvre les règles de réservation des espaces communs votées par les copropriétaires et gère les badges et codes d’accès des résidents, des prestataires et des visiteurs.
Sur le site : Réserver les parties communes : le guide
Tarif par public
Le tarif par public est la grille qui fixe un prix différent selon la qualité du demandeur : association locale, habitant de la commune, particulier extérieur, entreprise. Il est voté par l’assemblée délibérante et publié. Il peut prévoir la gratuité pour certaines associations, qui doit alors être valorisée et tracée. Le bon tarif s’applique de lui-même quand le public du demandeur est identifié à la réservation.
Sur le site : Salle des fêtes : réserver au bon tarif
Titre de recette
Le titre de recette est l’acte par lequel l’ordonnateur d’une collectivité constate une créance, en fixe le montant et en ordonne le recouvrement par le comptable public. Il rend la somme exigible auprès du débiteur. Pour une location d’espace, il s’emploie lorsque le paiement n’a pas été encaissé en régie, par exemple pour une convention annuelle ou une retenue sur caution restée impayée.
Sur le site : Régie ou titre : encaisser une location
Trésorerie
La trésorerie, aujourd’hui service de gestion comptable, est le poste du comptable public qui tient les comptes d’une collectivité, encaisse ses recettes, paie ses dépenses et contrôle les opérations des régisseurs. Le régisseur lui verse périodiquement les sommes encaissées avec les pièces justificatives. Les exports de réservations et de paiements servent à ce rapprochement.
Sur le site : Exports pour le comptable public
Ventouse électromagnétique
La ventouse électromagnétique est un dispositif de verrouillage composé d’un aimant fixé au dormant et d’une contre-plaque sur la porte. Sous tension, il maintient la porte fermée ; hors tension, il la libère. Sans pièce mobile, elle convient aux portes vitrées, aux issues de secours et aux portes très sollicitées. Elle se commande comme une gâche, par clavier, lecteur de badge ou réservation.
Sur le site : Portes vitrées et issues : équipements compatibles
État des lieux
L’état des lieux est le constat écrit de l’état d’un espace et de son mobilier, dressé à l’entrée puis à la sortie d’un occupant. La comparaison des deux constats fonde la restitution ou la retenue de la caution. Il peut s’appuyer sur des photos, sur l’historique horodaté des accès et, si le site est équipé, sur les images. Un modèle commun facilite le travail des agents.
Sur le site : Réaliser l’état des lieux d’une salle
Vos questions
Quelle différence entre réservation en ligne et contrôle d’accès autonome ?
La réservation en ligne règle la question du créneau et du paiement : l’usager choisit une date, accepte les conditions et paie. Le contrôle d’accès autonome règle la question de la porte : l’usager reçoit un code ou voit son badge activé pour ce créneau et entre seul. Un logiciel de réservation seul laisse la remise des clés à organiser ; un logiciel qui relie réservation et accès supprime cette étape et trace chaque entrée.
Une mairie peut-elle encaisser une location de salle sans régie de recettes ?
Oui. Sans régie, la commune émet un titre de recette et le comptable public recouvre la somme auprès du locataire, avant ou après l’occupation selon la convention. La régie de recettes permet en revanche d’encaisser immédiatement, au moment de la réservation, ce qui limite les impayés et les relances. Dans les deux cas, le paiement en ligne reste possible, pour le règlement d’un titre comme pour l’encaissement en régie.
Le code d’accès remplace-t-il la convention et l’état des lieux ?
Non. Le code ou le badge remplace la remise de clé, pas le cadre juridique. La convention de mise à disposition fixe les droits et obligations, la caution garantit les dégâts éventuels et l’état des lieux constate l’état de la salle avant et après. Ce que l’accès automatisé apporte, c’est un historique horodaté des entrées et sorties, utile pour dater un incident et objectiver l’état des lieux de sortie.
Qui fixe le tarif d’une salle communale et la gratuité pour les associations ?
Le conseil municipal, par délibération. Il adopte la grille de tarifs par public, habitants, extérieurs, associations, entreprises, ainsi que le montant de la caution et les conditions d’annulation. La gratuité accordée à certaines associations est une décision du conseil ; elle doit être tracée pour apparaître dans les comptes comme un avantage en nature. Le règlement intérieur de la salle reprend ces règles et est remis au locataire avec la convention.
Un logiciel de réservation de salles relève-t-il d’un marché public ?
Oui, tout achat d’une collectivité auprès d’un fournisseur est un marché public au sens du code de la commande publique. En dessous du seuil de dispense de procédure, l’acheteur n’a pas d’obligation de publicité ni de mise en concurrence formelle : il choisit une offre pertinente, veille à la bonne utilisation des deniers publics et évite de contracter systématiquement avec le même prestataire. Un abonnement mensuel à un logiciel de réservation se situe en général dans ce cadre.
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