L’annulation
L’habitant ou la mairie annule depuis son écran. Le créneau redevient libre aussitôt et le code cesse d’être valable. Le remboursement suit les conditions du règlement de location, appliquées par la commune.
🏛️ Salle communale
Réservation de salle communale en ligne
Réservation de salle communale en ligne
du créneau à l’ouverture de la porte
Une réservation de salle communale en ligne se déroule en quatre temps : l’habitant choisit un créneau libre sur la page publique de la salle, règle le montant de son public, reçoit un code d’accès par SMS et par e-mail, puis entre seul à l’heure prévue. L’accès cesse à la fin du créneau. La mairie voit la réservation, la recette et l’historique d’accès dans son tableau de bord. Cette page décrit ce parcours des deux côtés du guichet.
Mis à jour le 8 septembre 2026
24 h/24Dates consultables
AvantLe règlement, puis le code
Fin du créneauL’accès cesse
Ce que voit l’habitant,
ce que voit la mairie
L’habitant voit une page publique au nom de la salle, avec un calendrier des dates libres, la capacité, les conditions de location et le tarif qui correspond à sa situation. Il choisit son créneau, renseigne ses coordonnées, accepte le règlement de location et paie en ligne. Il reçoit alors une confirmation, un justificatif de paiement et, à l’approche de la date, son code d’accès avec la plage horaire exacte. Il n’a rien à installer et aucun compte à créer.
L’agent d’accueil voit la même réservation dans le tableau de bord de la mairie : le nom, le public appliqué, le montant réglé, le créneau et l’état de l’accès. Il ne saisit rien. Il consulte, et il intervient sur les cas que la règle générale ne couvre pas : une demande de dérogation, une annulation tardive, une association qui veut un créneau exceptionnel. Le reste de son temps, la salle se loue sans lui.
Le régisseur voit les recettes de la période, chacune rattachée à une réservation identifiée, prêtes pour la trésorerie. Le lundi matin, après un week-end de location, l’historique d’accès dit à quelle heure la salle a été ouverte et refermée. C’est cette lecture commune, depuis le même écran, qui remplace les appels entre le secrétariat, le régisseur et l’élu de permanence.
- Une page publique par salle, consultable le dimanche soir comme le mardi matin
- Un règlement encaissé avant l’envoi du code, donc aucune relance
- Un code qui ouvre sur le créneau réservé et cesse à la fin
- Un tableau de bord partagé entre le secrétariat et le régisseur
Les cas particuliers
que la règle traite à votre place
La gratuité associative
L’association réserve comme tout le monde. Son tarif est zéro euro, la réservation existe, le code est délivré et l’occupation est enregistrée. La commune garde la trace de ce qu’elle met à disposition.
Le retard et l’avance
Le code ouvre à l’heure de début du créneau, pas avant. Si le locataire arrive en retard, il entre quand même. Il n’y a plus de rendez-vous manqué pour une remise de clé.
Le dépassement
À la fin du créneau, l’accès cesse. Si un locataire a besoin de plus de temps, il prolonge en ligne quand c’est possible, ou la mairie décide. Le calendrier reste juste pour le suivant.
Une location un samedi,
racontée heure par heure
Mardi 21 h : la réservation
Un habitant cherche une salle pour un anniversaire. La page publique lui montre les samedis libres. Il choisit, règle au tarif habitant et reçoit sa confirmation.
Jeudi : la mairie consulte
Le secrétariat voit la réservation dans le tableau de bord, avec le montant réglé et le créneau. Rien à saisir, rien à encaisser au guichet.
Samedi 14 h : la porte s’ouvre
Le locataire saisit son code sur le clavier de la salle. La porte s’ouvre à l’heure prévue. Il n’est passé par aucun bureau.
Lundi 8 h : le bilan
L’historique d’accès dit quand la salle a été ouverte et refermée. Le régisseur retrouve la recette rattachée à la réservation. L’état des lieux s’appuie sur des faits.
Comment se passe une réservation de salle communale en ligne ?
L’habitant consulte les dates libres sur la page publique de la salle, choisit un créneau, règle le montant de son public et reçoit un code d’accès qui ouvre la porte pendant le créneau réservé. La mairie n’intervient pas dans ce parcours ordinaire. Elle intervient sur les exceptions, depuis son tableau de bord.
Ce parcours suppose que la commune ait posé ses règles une fois : grille tarifaire par public, durées, plages ouvertes, caution, conditions d’annulation. Le choix de l’outil qui porte ces règles, le montage de la régie de recettes et le raccordement des salles sont traités dans la page logiciel de gestion des salles communales : choisir et déployer côté mairie. Ici, nous restons du côté de celui qui réserve et de celui qui accueille.
Côté habitant : ce qu’il voit, ce qu’il reçoit
L’habitant arrive sur une page qui porte le nom de la salle et celui de la commune. Il y trouve les photos, la capacité, ce qui est compris, le règlement de location et un calendrier. Les créneaux affichés sont ceux qui sont vraiment libres, à l’instant où il regarde. Une réservation confirmée par quelqu’un d’autre disparaît des dates ouvertes immédiatement.
Il indique son public quand la commune le demande : habitant, extérieur, association. Le tarif correspondant s’affiche avant le paiement. Il renseigne son nom, son téléphone et son e-mail, accepte le règlement de location et paie en ligne. Pour une commune, ce paiement entre dans la régie de recettes ; la page encaisser une location de salle en régie décrit ce que cela implique pour la mairie, l’habitant ne voit qu’un paiement ordinaire.
Ce qu’il reçoit
- Une confirmation de réservation avec le créneau, la salle et le montant réglé.
- Un justificatif de paiement.
- Son code d’accès, par SMS et par e-mail, avec la plage horaire pendant laquelle il fonctionne.
Il n’installe aucune application. Tout se passe dans le navigateur de son téléphone ou de son ordinateur.
Côté agent d’accueil : ce qui change au guichet
Le guichet ne disparaît pas. Il change de nature. Les questions qui faisaient l’essentiel des appels, la disponibilité d’une date et le tarif, trouvent leur réponse sur la page publique. L’agent d’accueil n’a plus à ouvrir un agenda, à vérifier un chèque ni à caler un rendez-vous pour une clé.
Il garde la main sur ce qui demande un jugement. Une réservation peut être créée depuis le tableau de bord pour un habitant qui préfère venir en mairie ; le règlement au guichet est alors enregistré comme tel et le code est délivré. Une demande de dérogation, une location exceptionnelle pour un événement communal, une association qui sollicite un créneau hors saison : ces cas se traitent dans le même écran, avec les mêmes contrôles de chevauchement. La page gérer une salle des fêtes au quotidien décrit cette organisation côté mairie.
L’agent voit aussi l’historique d’accès de chaque location. Il sait si la salle a été ouverte, à quelle heure, et si une porte est restée ouverte après le créneau. Cette information sert l’état des lieux et évite les discussions de mémoire.
Annulation, gratuité, retard : les cas particuliers
Une règle générale ne couvre jamais tout. Voici comment les situations les plus fréquentes se règlent.
L’annulation
L’habitant peut annuler depuis le lien reçu dans sa confirmation, dans les délais fixés par le règlement de location. La mairie peut annuler depuis le tableau de bord à tout moment. Dans les deux cas, le créneau redevient libre et le code cesse d’être valable. Le remboursement suit les conditions votées par la commune ; en régie, il passe par la procédure convenue avec le comptable public.
La gratuité pour une association
L’association a son propre tarif, souvent zéro euro. Elle réserve, reçoit son code et l’occupation est enregistrée. La convention de mise à disposition reste le document de référence ; la réservation en est l’application pratique. La page créneaux et gratuité des associations traite les récurrences de saison.
Le retard, l’avance, le dépassement
Le code fonctionne à partir de l’heure de début du créneau. Un locataire en avance attend l’heure ; un locataire en retard entre sans problème. À la fin du créneau, l’accès cesse. Si un dépassement est prévisible, le locataire prolonge en ligne quand la commune l’autorise. Sinon, la mairie décide depuis son écran.
La caution et l’état des lieux
La caution est fixée dans le règlement de location. L’état des lieux s’appuie sur l’historique d’accès horodaté et, si la salle est équipée, sur les images. La page état des lieux et caution d’une salle détaille la marche à suivre après un week-end.
Ce qu’il faut vérifier dans la salle avant d’ouvrir la réservation
Trois vérifications suffisent avant d’ouvrir une salle communale à la réservation en ligne. La porte doit être équipée d’un matériel d’accès pilotable, clavier à code, lecteur de badge ou gâche électrique ; s’il n’y en a pas, il faut en poser un, chiffré à part et communiqué avant commande. Le règlement de location doit être écrit, avec ses tarifs par public et ses conditions d’annulation, pour être transcrit tel quel. La régie de recettes doit être en place ou créée, avec le comptable public, pour que l’encaissement en ligne soit régulier.
Une fois ces trois points réglés, la salle s’ouvre à la réservation. La plupart des communes commencent par une seule salle, souvent la salle des fêtes, puis ajoutent la salle polyvalente ou le gymnase. La page réservation d’une salle des fêtes décrit le cas le plus courant.
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Réserver une salle communale :
vos questions
Non. La réservation se fait depuis la page publique de la salle, dans le navigateur d’un téléphone, d’une tablette ou d’un ordinateur. L’habitant renseigne ses coordonnées, paie et reçoit sa confirmation par e-mail et son code par SMS. Une association qui réserve régulièrement peut disposer d’un accès qui lui évite de ressaisir ses informations, mais ce n’est pas obligatoire pour une location ponctuelle.
Oui. L’agent d’accueil crée la réservation depuis le tableau de bord, au nom de l’habitant, et enregistre le règlement reçu au guichet. Le code d’accès est délivré de la même façon. Les deux canaux alimentent le même calendrier : une date prise au guichet disparaît de la page publique immédiatement, et inversement. La commune choisit la place qu’elle laisse à chaque canal.
Il le retrouve dans l’e-mail et le SMS reçus. Si nécessaire, la mairie peut le renvoyer depuis le tableau de bord en quelques secondes, y compris pendant le week-end depuis un téléphone. Le code reste limité au créneau réservé : le renvoyer ne l’étend pas dans le temps. Aucun déplacement en mairie n’est nécessaire pour ce cas.
Dans le cadre de sa régie de recettes, sous le contrôle du comptable public. Le paiement en ligne s’inscrit dans cette régie, selon les exigences des régies publiques. Le montage se fait une fois, au démarrage, avec la trésorerie. Ensuite, chaque paiement est rattaché à sa réservation et le régisseur dispose d’un récapitulatif par période. L’habitant, lui, voit un paiement en ligne ordinaire et reçoit un justificatif.
Oui. La commune garde la décision. Une réservation peut être annulée depuis le tableau de bord, avec un motif, et le créneau redevient libre. Le code cesse d’être valable aussitôt. Le remboursement suit les conditions du règlement de location et la procédure convenue avec le comptable public. Pour éviter les refus, la commune peut aussi restreindre la page publique à certains publics ou à certaines plages.
Ce n’est pas rédhibitoire, mais c’est le premier point à vérifier. La plateforme commande un équipement d’accès pilotable. S’il n’y en a pas, il faut en poser un : clavier à code ou lecteur de badge relié à une gâche. Ce matériel, le déplacement et l’installation sont chiffrés à part et communiqués avant toute commande. La compatibilité se vérifie pendant la démonstration, sur la salle réelle.
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