Encaissement en régie
Le paiement en ligne entre dans la régie de recettes de la commune. Le circuit est monté une fois avec le comptable public. Chaque recette porte la réservation qui l’a produite.
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Logiciel de gestion des salles communales
Logiciel de gestion des salles communales
choisir et déployer, côté mairie
Un logiciel de gestion des salles communales doit tenir quatre sujets à la fois : le planning des salles, le tarif qui dépend du public, l’encaissement dans le cadre de la régie de recettes et l’accès à la salle pendant le créneau réservé. Cette page est écrite pour la personne qui choisit et déploie l’outil en mairie : ce qu’il faut exiger, ce qu’il faut vérifier, et comment se passe la mise en service dans une commune.
Mis à jour le 8 septembre 2026
RégieRégie de recettes
Par publicTarif voté, appliqué seul
0 cléÀ remettre en main propre
Ce qu’un acheteur public vérifie
avant de retenir un logiciel
La première vérification est comptable. Une location de salle communale est une recette publique. Elle s’encaisse dans le cadre d’une régie de recettes, sous le contrôle du comptable public. Un logiciel conçu pour des locations privées découvre cette contrainte après la signature. Un logiciel prévu pour les communes la traite au démarrage, avec la trésorerie, et inscrit le paiement en ligne dans la régie.
La deuxième vérification porte sur le tarif. La grille votée en conseil municipal distingue presque toujours trois publics : l’association locale, souvent à zéro euro, l’habitant de la commune et l’extérieur. Le logiciel doit appliquer cette grille sans arbitrage humain, réservation après réservation. Une gratuité doit rester une réservation complète, avec son créneau, son accès et sa trace d’occupation.
La troisième vérification concerne la porte. Un planning propre ne sert à rien si la clé continue de circuler. Le logiciel doit délivrer un droit d’entrer limité au créneau réservé, sur le matériel déjà en place quand il est pilotable. La quatrième vérification est réglementaire : hébergement des données en France, RGPD, accessibilité de la page publique, réversibilité des données en fin de contrat.
- Un encaissement en ligne inscrit dans la régie de recettes, conforme aux exigences des régies publiques
- Un tarif par public, jusqu’à la gratuité, appliqué automatiquement
- Un accès qui vaut pour le créneau réservé et cesse à la fin
- Des données hébergées en France, exportables à tout moment
Les fonctions qui décident
au moment du choix
Grille tarifaire par public
Association, habitant, extérieur : la délibération devient un paramètre. Le bon tarif s’applique seul, la gratuité aussi. Personne n’a plus à trancher au téléphone un vendredi soir.
Accès limité au créneau
Le code ou le badge vaut pour la plage réservée. Il cesse d’ouvrir à la fin du créneau. Un changement de bureau associatif ne suppose plus de récupérer une clé.
Exports et justificatifs
Justificatif de paiement pour l’usager, récapitulatif des recettes pour le régisseur, export pour la trésorerie. Les pièces sortent de la plateforme, sans ressaisie.
Un déploiement en mairie
en quatre étapes
La délibération est transcrite
Tarifs par public, durées, plages ouvertes, caution, conditions d’annulation : ce qui figure dans le règlement de location est saisi une fois dans la plateforme.
Le circuit de régie est monté
Les moyens de paiement acceptés sont fixés dans l’acte de la régie. Nous menons la démarche avec votre trésorerie et le régisseur, au démarrage, une seule fois.
Les salles sont raccordées
Notre équipe se déplace, vérifie le matériel d’accès en place et le raccorde. Si la salle n’a qu’une serrure mécanique, le matériel nécessaire est chiffré à part, avant commande.
La page publique est ouverte
Les habitants et les associations réservent, règlent quand c’est payant et entrent sur leur créneau. Le secrétariat consulte et traite les cas particuliers.
Quelles fonctions un logiciel de salles communales doit-il avoir ?
Un logiciel de salles communales doit couvrir la réservation, le tarif par public, l’encaissement en régie, l’accès à la salle et les pièces pour la trésorerie. S’il s’arrête au planning, la mairie garde la partie la plus coûteuse : les clés, les chèques et les relances. Voici la liste que nous conseillons de poser dans le cahier des charges.
- Une page de réservation publique, consultable à toute heure, qui n’affiche que les créneaux réellement libres. C’est ce que décrit la page réservation de salle communale en ligne, vue par l’usager.
- Un planning unique pour toutes les salles, partagé entre les agents, qui refuse un chevauchement au lieu de l’enregistrer.
- Une grille tarifaire par public, avec la gratuité tracée pour les associations. La page mise à disposition gratuite des associations détaille ce point.
- Un encaissement en régie de recettes, avant l’accès, avec justificatif de paiement pour l’usager.
- Un accès autonome limité au créneau, sur le matériel existant quand il est pilotable.
- Un historique d’accès horodaté, utile pour l’état des lieux et la caution.
- Des exports pour le régisseur et la trésorerie, et un export complet des données pour la réversibilité.
Chaque fonction absente se traduit par une tâche qui reste en mairie. Le choix se fait donc sur la chaîne complète, du créneau à la porte.
Régie de recettes et paiement en ligne : ce que le logiciel doit permettre
Une commune n’encaisse pas une location comme une entreprise. La recette est constatée par l’ordonnateur, encaissée par le comptable public ou, par délégation, par un régisseur nommé pour cela. Une régie de recettes est l’acte qui autorise un agent de la commune à encaisser certaines recettes pour le compte du comptable. Le logiciel doit s’inscrire dans ce cadre, pas le contourner.
Concrètement, la plateforme joue le rôle de site de collecte : elle calcule le montant selon le public, présente le paiement à l’usager, puis rattache la recette à la réservation. Le paiement lui-même se fait en ligne, par carte, dans le cadre de la régie et selon les exigences des régies publiques. Les collectivités et leurs régies qui encaissent plus de 5 000 € par an ont d’ailleurs l’obligation de proposer un moyen de paiement en ligne à leurs usagers, en application du décret n° 2018-689 du 1er août 2018. Le sujet est traité en détail sur la page encaissement d’une location de salle en régie.
Ce qu’il faut exiger du logiciel : que le règlement conditionne l’accès, que chaque recette soit rattachée à une réservation identifiée, que le régisseur dispose d’un récapitulatif par période et que les gratuités n’apparaissent pas dans les recettes tout en restant dans l’occupation.
L’accès autonome : de la réservation à la porte
L’accès autonome est la fonction qui distingue un logiciel de réservation d’un logiciel de gestion de salles. L’usager qui a réservé et réglé reçoit un code, ou voit son badge activé, et entre seul pendant son créneau. À la fin du créneau, l’accès cesse. Il n’y a plus de clé à remettre, plus de rendez-vous à caler le vendredi soir, plus de trousseau qui change de mains au sein d’une association.
Deux points à vérifier avant de choisir. D’abord, le matériel : le logiciel doit s’adapter aux claviers à code, lecteurs de badge, gâches et portails déjà posés quand ils sont pilotables. Le remplacement est l’exception, et il doit être chiffré à part, avant la commande. Ensuite, la continuité : que se passe-t-il si le site perd sa connexion ? Des codes de secours doivent permettre d’ouvrir. La page arrêter de faire circuler les clés d’une salle développe ces questions, et le guide réservation et accès d’une salle communale en 12 points donne une grille de vérification complète.
Ce que l’historique d’accès apporte à la commune
Chaque ouverture est horodatée. En cas de dégradation constatée le lundi, la mairie sait qui était dans la salle et à quelle heure. L’état des lieux s’appuie sur des faits, et si le site est équipé, sur les images. La retenue sur caution devient une décision documentée.
RGPD et accessibilité : les obligations d’une commune
Une page de réservation publique traite des données personnelles : nom, téléphone, e-mail, historique de réservation et d’accès. La commune est responsable de traitement. Elle doit pouvoir répondre aux questions posées par la CNIL sur le RGPD : où sont hébergées les données, combien de temps sont-elles conservées, qui y accède, comment un administré exerce ses droits. Un logiciel destiné aux communes doit héberger les données en France, limiter les accès au tableau de bord personne par personne et permettre l’export ou la suppression sur demande.
L’accessibilité est la seconde obligation. Un service public en ligne doit être conforme au référentiel général d’amélioration de l’accessibilité, décrit sur le site officiel du RGAA. Pour une page de réservation, cela signifie une navigation au clavier, des contrastes suffisants, des formulaires étiquetés et un parcours de paiement utilisable sans souris. Notre déclaration d’accessibilité précise l’état de la plateforme et les points en cours.
Comment se déroule un déploiement dans une commune ?
Un déploiement en commune suit quatre temps : la transcription du règlement de location, le montage du circuit d’encaissement avec la trésorerie, le raccordement des salles sur site, puis l’ouverture de la page publique. La démonstration sert à cadrer ces quatre temps sur vos équipements réels. Le tarif exact est établi à ce moment-là, sans engagement.
Avant la mise en service
La commune réunit sa délibération tarifaire, son règlement de location et la liste des salles concernées. Le régisseur et la trésorerie sont associés dès le début pour le moyen de paiement. Si une salle n’a pas de matériel d’accès pilotable, le besoin est chiffré à part et communiqué avant commande.
Pendant la mise en service
Notre équipe se déplace, raccorde les accès et forme les agents qui consulteront le tableau de bord. Les récurrences des associations sont posées pour la saison. Un premier test est fait avec une réservation réelle, du paiement à l’ouverture de la porte.
Après l’ouverture
Les habitants réservent depuis la page publique, les associations depuis leur compte. Le secrétariat consulte, traite les demandes particulières et sort les récapitulatifs pour le régisseur. Les autres équipements de la commune, gymnase ou aire de camping-car, peuvent rejoindre la même plateforme ensuite. La page mairies et collectivités présente l’ensemble des usages communaux.
Achat public, tarif et réversibilité
L’abonnement démarre à 59 € HT par mois, sans engagement et sans commission sur les paiements. Le montant exact dépend des espaces et des équipements réels ; il est établi pendant la démonstration. Le matériel de contrôle d’accès, les déplacements et l’installation sur site sont chiffrés à part et communiqués avant commande. La page tarifs de la plateforme reprend ces règles.
Pour une commune, un abonnement de ce montant se situe très en dessous des seuils de procédure formalisée. La collectivité applique ses règles internes d’achat Le contrat prévoit la réversibilité : les données de réservation, d’accès et de recettes sont exportables à tout moment, dans un format lisible, et restituées en fin de contrat.
Avant de choisir un outil payant, il est légitime de se demander si un agenda partagé gratuit suffit. La réponse dépend de ce que la commune veut couvrir : le planning seul, ou aussi le paiement et la porte. Le comparatif entre une solution gratuite et ASLOT pose la question point par point.
Tout ce qui fait tourner vos espaces
à partir de 59 € par mois
Un seul abonnement, sans engagement et sans équipement à remplacer. Réservation, encaissement, accès et suivi dans un seul logiciel, sans module à ajouter ni édition supérieure. Sans commission sur vos recettes ; le périmètre exact se cale avec vous pendant la démonstration.
Sans commission
Vos équipements conservés
Nous nous déplaçons sur site
* Prix mentionnés hors taxe.
Choisir un logiciel de salles communales :
vos questions
Oui, dans le cadre d’une régie de recettes. La régie est créée par la commune avec l’avis du comptable public, et le régisseur encaisse pour son compte. Le paiement en ligne s’inscrit dans cette régie, selon les exigences des régies publiques. La démarche se mène une fois, au démarrage, avec votre trésorerie. Nous la menons avec vous. Ensuite, chaque location réglée en ligne est rattachée à sa réservation et figure dans le récapitulatif du régisseur.
Oui. Chaque salle est un espace avec son calendrier, sa grille tarifaire et son accès. Le gymnase, l’aire de camping-car ou un parking municipal peuvent être ajoutés sur la même plateforme, avec la même régie de recettes et le même tableau de bord. Beaucoup de communes commencent par une seule salle et élargissent ensuite. Le tarif suit les espaces réellement ouverts et il est établi pendant la démonstration.
Comme un public à part entière, avec leur propre tarif, souvent zéro euro. L’association réserve, reçoit son accès et l’occupation est enregistrée. Ses créneaux hebdomadaires sont posés une fois pour la saison. Si une séance saute pendant les vacances, cette occurrence s’annule sans casser la série. La commune dispose ainsi du nombre d’heures réellement utilisées par chaque structure, ce qui appuie une décision de subvention ou de renouvellement de convention.
Pas nécessairement. La plateforme s’adapte au matériel en place quand il est pilotable : clavier à code, lecteur de badge, gâche électrique, portail. Si une salle n’a qu’une serrure mécanique, il faut poser un équipement pilotable. Ce matériel est chiffré à part, avec les déplacements et l’installation, et communiqué avant toute commande. La compatibilité se vérifie pendant la démonstration, sur vos salles réelles.
Les données sont hébergées en France. L’accès au tableau de bord se règle personne par personne, ce qui limite la consultation à ceux qui en ont besoin. Les données de réservation et d’accès sont exportables et peuvent être supprimées sur demande d’un administré. La commune reste responsable de traitement et doit inscrire ce service dans son registre. Nous fournissons les éléments nécessaires à cette inscription pendant la mise en service.
L’abonnement démarre à 59 € HT par mois, sans engagement et sans commission sur les paiements. Le tarif exact est établi pendant la démonstration à partir des espaces et des équipements réels. La commune applique ses règles internes d’achat public. Le matériel d’accès et l’installation, s’ils sont nécessaires, sont chiffrés à part et communiqués avant commande. Rien n’est signé avant que la commune ait vu le parcours complet sur ses propres salles.
Oui. Les réservations, l’historique d’accès et les recettes sont exportables à tout moment depuis le tableau de bord, dans un format lisible par un tableur. En fin de contrat, les données sont restituées à la commune puis supprimées. Cette réversibilité fait partie des points à écrire dans le cahier des charges, quel que soit l’éditeur retenu, et nous la prévoyons dans le contrat.
Parlons régie, accès
et déploiement dans votre commune
Trente minutes sur vos salles réelles : la délibération, le circuit d’encaissement, le matériel en place. Vous repartez avec un tarif exact et un calendrier de mise en service, sans engagement.