Solution gratuite de l’État ou plateforme complète : le comparatif honnête

Espace sur Demande : ce que fait bien la solution gratuite de l’État

Espace sur Demande est un service public de réservation d’espaces, gratuit pour les petites collectivités et piloté par l’Agence nationale de la cohésion des territoires. Il est né en septembre 2022 dans le département de l’Isère sous le nom « Salle sur Demande », puis a été repris par l’Incubateur des Territoires de l’ANCT. Le communiqué de l’agence du 31 juillet 2025 annonçait 304 collectivités utilisatrices.

Le périmètre décrit sur le site officiel est clair. La commune dispose d’une page vitrine dédiée où les habitants, les associations, les entreprises et les agents publics consultent l’offre. Les demandes de réservation se font selon les disponibilités de chaque espace. La mairie reçoit une notification par mail, puis valide, refuse ou modifie la demande. Elle peut proposer un autre créneau ou un autre tarif en contre-proposition. Le service génère la convention de mise à disposition à partir d’un modèle que la commune personnalise, et la convention se signe directement sur la plateforme. Chaque salle a son agenda, mis à jour à chaque validation, consultable par les autres agents depuis leur compte.

L’offre est visible en ligne, les demandes arrivent structurées, la convention n’est plus retapée. Le tout sans abonnement, sans marché à passer et avec l’accompagnement d’une équipe publique. Sur ce périmètre, publier une offre de salles et recevoir des demandes, le service remplit sa mission.

Qui peut utiliser Espace sur Demande ?

À la date de rédaction, la publication d’espaces sur Espace sur Demande est réservée aux communes de moins de 3 500 habitants, aux intercommunalités de moins de 15 000 habitants, et aux structures de mutualisation ainsi qu’à leurs adhérents de cette cible. C’est écrit sur la page d’accueil du service. Une commune plus grande ne peut donc pas y publier ses salles.

Ce seuil change la lecture du comparatif. Pour une commune de 2 000 habitants avec une salle des fêtes et une salle associative, la question se pose vraiment entre la solution gratuite et une plateforme payante. Pour une ville de 8 000 habitants, elle ne se pose pas : le service public n’est pas ouvert, et il faut de toute façon un outil du marché. Le site du service indique que les structures hors cible peuvent écrire à l’équipe pour étudier leur cas

Que ne fait pas la solution gratuite ?

À la date de rédaction, les pages officielles d’Espace sur Demande ne mentionnent ni paiement en ligne, ni encaissement en régie, ni contrôle d’accès, ni pilotage d’équipements. Le service s’arrête à la validation de la demande et à la signature de la convention. Le règlement, la caution, la remise des clés et l’état des lieux restent traités par la commune, hors plateforme.

Le paiement en ligne

Nous n’avons pas constaté de règlement en ligne sur les pages officielles. Sur une fiche d’espace publiée par une commune, le mode de paiement indiqué est un chèque de caution à l’ordre du Trésor public et un acompte à verser. La mairie rapproche ensuite la réservation et le règlement à la main

L’encaissement en régie de recettes

Une location de salle payante encaissée par une commune passe par une régie de recettes. Nous n’avons pas constaté, sur les pages du service, de fonction dédiée à la régie ni d’encaissement en ligne conforme aux exigences des régies publiques. Une plateforme complète permet au contraire d’encaisser une location de salle en régie depuis la réservation elle-même.

L’accès autonome à la salle

Le service ne traite pas l’ouverture de la porte. Une fois la demande validée et la convention signée, la commune organise la remise des clés, leur retour, et gère les oublis. Les pages officielles ne mentionnent ni code, ni badge, ni serrure connectée. C’est le point que les communes citent le plus souvent quand elles cherchent une alternative à Espace sur Demande.

Le pilotage du matériel

Espace sur Demande permet de publier du matériel à mettre à disposition, tables ou chaises par exemple. Il ne pilote pas les équipements de la salle. Éclairage, chauffage, portail ou barrière ne sont pas reliés à la réservation

La marque blanche

La page vitrine de la commune est hébergée sur le domaine du service, avec une URL propre à la collectivité et un kit de communication. Nous n’avons pas constaté d’intégration en marque blanche dans le site de la mairie, ni de personnalisation graphique au-delà des informations de la page

La supervision multi-sites

Le service permet de créer une équipe et de donner accès aux gestionnaires des différents espaces, avec des autorisations. Nous n’avons pas constaté de vue consolidée sur plusieurs communes ou plusieurs équipements distants, avec l’état d’occupation réel de chaque site.

Dans quel cas rester sur la solution gratuite ?

Restez sur Espace sur Demande si votre commune est éligible, si vos salles sont surtout mises à disposition gratuitement ou pour quelques locations par an, et si la remise des clés ne pose pas de difficulté. Dans ce cas, un outil payant apporterait des fonctions dont vous n’avez pas l’usage.

Le cas typique est une commune de moins de 1 500 habitants avec une salle des fêtes et une salle de réunion. Les associations locales y répètent gratuitement, les habitants la louent une dizaine de fois dans l’année, la mairie est ouverte plusieurs demi-journées par semaine et le secrétariat remet les clés sans que cela devienne une charge. L’essentiel du besoin tient dans un agenda fiable, des demandes structurées et une convention propre. Espace sur Demande couvre ce besoin, gratuitement, avec un service porté par l’État.

Même dans ce cas, deux points méritent d’être notés pour plus tard. Le premier est le seuil de population : une commune qui grandit ou qui rejoint une structure de mutualisation peut changer de situation. Le second est l’accès : dès que les locations se multiplient ou se déplacent vers le week-end, la clé devient le maillon faible. Notre page sur le logiciel de réservation de salle gratuit détaille ce que couvre une solution sans abonnement et où elle s’arrête.

Dans quel cas passer sur une plateforme complète ?

Passez sur une plateforme complète quand le règlement, l’accès ou le volume dépassent ce qu’un agenda et une convention peuvent tenir. Trois signaux le montrent : des locations payantes régulières, des créneaux en dehors des horaires d’ouverture de la mairie, ou plusieurs équipements à gérer.

Le premier signal est financier. Une salle louée chaque week-end génère des règlements à suivre, des cautions à encaisser ou à restituer, des justificatifs à produire. Avec ASLOT, l’usager règle en ligne au moment de réserver, par carte, dans le cadre de la régie. La commune reçoit le justificatif de paiement et les exports pour la trésorerie. Les tarifs par public, association, habitant, extérieur, s’appliquent automatiquement, et la gratuité accordée aux associations reste tracée.

Le deuxième signal est l’accès. Quand une salle se loue le samedi soir, une remise de clés le vendredi et un retour le lundi mobilisent quelqu’un deux fois par location. Avec ASLOT, l’usager reçoit un code, ou son badge est activé, pour la durée du créneau et pas au-delà. L’historique d’accès horodaté appuie ensuite l’état des lieux. La gestion des salles communales avec réservation et accès décrit ce fonctionnement salle par salle.

Le troisième signal est le nombre d’espaces. Une commune qui gère un gymnase pour les associations, une aire de camping-car où l’on arrive de nuit et un parking en plus de ses salles a besoin d’un seul tableau de bord, avec un planning et un équipement d’accès par espace. Les cas d’usage pour les mairies et collectivités montrent ces configurations. Avant de choisir, la liste des douze points à vérifier pour la réservation et l’accès d’une salle communale sert de grille d’analyse.

Combien coûte réellement un déploiement ASLOT ?

ASLOT est proposé à partir de 59 € HT par mois, sans engagement et sans commission sur les paiements. Il n’existe ni édition gratuite ni édition supérieure. Le tarif exact est établi pendant la démonstration, à partir des espaces et des équipements réels de la commune.

L’abonnement couvre la plateforme : la page de réservation, le planning, le paiement en ligne, l’encaissement en régie, les justificatifs et les exports, le pilotage de l’accès et le support. Deux postes peuvent s’ajouter, chiffrés à part et communiqués avant toute commande. Le premier est le matériel de contrôle d’accès, uniquement si la salle n’est pas déjà équipée d’un clavier à code, d’un lecteur de badge ou d’une gâche pilotable. Le second est le déplacement et l’installation sur site par notre équipe.

Pour comparer avec la solution gratuite, mettez en face le coût réel de ce qu’Espace sur Demande ne traite pas : le temps de rapprochement des règlements, les déplacements pour les clés, les cautions à suivre. Le passage à une plateforme complète se justifie quand ce temps dépasse l’abonnement, ce qui arrive vite dès que les locations sont régulières. Les conditions tarifaires d’ASLOT précisent ce qui relève de l’abonnement et ce qui s’ajoute. Une commune sous les seuils d’éligibilité peut aussi commencer sur le service public, puis migrer quand le besoin de paiement ou d’accès apparaît : les espaces et les tarifs se ressaisissent en quelques heures.