Encaissement de location de salle communale
Paiement en ligne, régie de recettes et pièces pour la trésorerie

Comment fonctionne le paiement en ligne en régie pour une réservation de salle ?

Une commune encaisse ses locations de salle dans le cadre d’une régie de recettes, sous le contrôle du comptable public. Le paiement en ligne s’inscrit dans ce cadre : il répond aux exigences des régies publiques et la recette entre dans la régie au moment où l’usager règle. Depuis le décret n° 2018-689 du 1er août 2018, les collectivités et leurs régies qui encaissent plus de 5 000 € par an doivent d’ailleurs proposer un moyen de paiement en ligne à leurs usagers.

Côté usager

L’habitant choisit son créneau sur la page de la salle, voit le montant de son public, puis règle par carte bancaire. Il reçoit la confirmation de sa réservation, son justificatif de paiement et son code d’accès. Il n’a rien d’autre à faire : ni passage en mairie, ni chèque à déposer.

Côté régisseur

La plateforme présente le montant, enregistre le règlement confirmé sur la réservation et conserve chaque recette avec la réservation qui l’a produite. Le régisseur voit chaque paiement rattaché à sa réservation et dispose d’un récapitulatif par période, qu’il rapproche des sommes reçues avant de les verser au comptable public selon la périodicité prévue par l’acte de la régie.

Mise en place

Le circuit est monté une fois, au démarrage, avec votre trésorerie et le régisseur : nature des recettes autorisées, moyens de paiement acceptés, périodicité des versements, format des pièces. Nous menons cette démarche avec vous. La plateforme, elle, ne prélève aucune commission sur les paiements.

Régie de recettes et réservation en ligne : qui encaisse, qui titre

Dans une commune, celui qui décide de la recette et celui qui la manie ne sont pas la même personne. L’ordonnateur, le maire, constate les droits de la collectivité, calcule la créance et émet le titre de recettes. Le comptable public prend en charge le titre, l’enregistre et encaisse le règlement. Cette séparation est décrite sur la page officielle consacrée à la distinction entre ordonnateur et comptable.

Une régie de recettes est l’acte par lequel la commune confie à un de ses agents, le régisseur, l’encaissement de certaines recettes pour le compte du comptable public. Les régies d’avances et de recettes sont encadrées : acte de création, nomination du régisseur, nature des recettes autorisées, moyens de paiement acceptés, périodicité des versements au comptable. Depuis le 1er janvier 2023, la responsabilité personnelle et pécuniaire des régisseurs a été remplacée par le régime de responsabilité des gestionnaires publics.

Ce que cela change pour la réservation en ligne

La location d’une salle est une recette encaissée par le régisseur, dans le cadre de sa régie. L’acte de création de la régie doit prévoir l’encaissement en ligne. Le régisseur n’encaisse pas lui-même chaque paiement : il constate dans son récapitulatif les règlements reçus, les rapproche des réservations et verse au comptable selon la périodicité prévue. La gratuité d’une association n’est pas une recette ; elle reste une réservation complète, avec son accès et sa trace d’occupation, qui n’apparaît pas dans les recettes du régisseur. La page gérer les créneaux et la gratuité des associations traite ce cas.

Justificatifs de paiement et pièces pour la trésorerie

La plateforme émet des justificatifs de paiement et des exports. Elle ne tient pas la comptabilité de la commune : elle fournit les pièces qui permettent au régisseur et au comptable de la tenir.

Pour l’usager

Un justificatif de paiement, envoyé par e-mail, qui porte la salle, le créneau, le public appliqué, le montant réglé et la date du règlement. C’est la pièce qu’il conserve et qu’il peut présenter en cas de contestation.

Pour le régisseur

Un récapitulatif par période, jour, semaine ou mois, qui liste chaque règlement reçu avec la réservation correspondante. Les annulations et les remboursements décidés y figurent. Ce récapitulatif sert de base au versement au comptable et à la tenue du registre de la régie.

Pour la trésorerie

Un export des recettes de la période, dans un format lisible par un tableur, avec pour chaque ligne la réservation, l’espace, la date, le public, le montant et le moyen de paiement. Les colonnes et le découpage se règlent avec votre comptable au démarrage La page choisir un logiciel de gestion des salles communales place ces pièces dans le cahier des charges d’une commune.

Cautions : encaissement, restitution, retenue

Une caution">caution est une somme demandée au locataire pour couvrir une dégradation ou un manquement, restituée si tout s’est bien passé. Dans une commune, son traitement dépend du règlement de location et de ce que prévoit l’acte de la régie : la caution peut être un chèque conservé et non encaissé, ou une somme encaissée puis restituée. Le choix se fait avec le comptable public au démarrage

Ce que la plateforme apporte, quel que soit ce choix, c’est la matière de la décision. L’historique d’accès horodaté dit qui est entré dans la salle et quand. Si le site est équipé, les images liées au créneau complètent ce constat. L’état des lieux s’appuie sur des faits, et la retenue éventuelle est documentée. La page état des lieux et caution sans discussion de mémoire détaille la marche à suivre, et le guide état des lieux, caution et convention d’une salle communale donne des modèles.

La restitution

Quand la salle est rendue en bon état, la caution est restituée selon la procédure de la régie : chèque rendu ou somme reversée par mandat de l’ordonnateur. La réservation garde la trace de la caution demandée et de sa restitution.

La retenue

En cas de dégradation, la commune décide d’une retenue totale ou partielle, motivée par l’état des lieux et l’historique d’accès. La somme retenue devient une recette, traitée comme telle par le régisseur et le comptable.

Remboursements et annulations en régie

Une annulation se fait depuis le tableau de bord ou, pour l’usager, depuis le lien de sa confirmation dans les délais fixés par le règlement de location. Le créneau redevient libre et le code cesse d’être valable. La question qui suit est celle du remboursement, et elle se traite différemment en régie et en gestion privée.

En régie de recettes, le régisseur encaisse ; il ne rembourse pas de sa propre initiative. Un remboursement est une dépense de la commune : il suppose une décision de l’ordonnateur et un paiement par le comptable public, ou une disposition expresse de l’acte de la régie qui autorise le régisseur à le faire Le règlement de location doit donc dire clairement dans quels cas un remboursement est dû, total ou partiel, et dans quel délai.

La plateforme enregistre la décision : la réservation annulée porte la mention du remboursement décidé, son montant et sa date. Le récapitulatif du régisseur et l’export pour la trésorerie en gardent la trace, de sorte que la recette initiale et le remboursement se lisent ensemble. Pour les cas simples, comme une annulation à l’initiative de la commune, la procédure convenue au démarrage s’applique sans nouvelle discussion. Le comparatif entre une solution gratuite et ASLOT montre ce que devient ce circuit quand l’outil ne connaît pas la régie.