État des lieux, caution et convention : sécuriser la location d’une salle communale

Ce que doit contenir une convention de mise à disposition de salle communale

Une convention de mise à disposition est l’acte par lequel la commune confie l’usage d’un local à un occupant, pour une durée et à des conditions déterminées. Elle identifie les parties, décrit l’objet et la période, fixe le prix ou la gratuité, répartit les responsabilités et exige une assurance. Sans elle, le premier dégât se discute de mémoire.

Les mentions d’identification

La convention nomme la commune, représentée par le maire ou un adjoint délégué, et l’occupant : personne physique avec son adresse, ou personne morale avec son représentant. Elle désigne la salle et les locaux annexes compris, cuisine, sanitaires, préau, parking. Elle rappelle la délibération qui fixe les tarifs et la caution, et annexe le règlement intérieur.

La durée et l’objet

La période s’écrit avec un jour et une heure de début, un jour et une heure de fin. Ces bornes délimitent la responsabilité de l’occupant et la période pendant laquelle la porte lui ouvre. L’objet est décrit précisément : repas de famille, assemblée générale, séance d’entraînement. Le nombre de personnes attendues est rapproché de la capacité de la salle.

Le prix, la gratuité et la caution

Le montant dû est celui de la grille votée pour le public concerné : association de la commune, habitant, extérieur. Une mise à disposition gratuite reste une convention, avec les mêmes clauses de responsabilité. Pour les associations, les syndicats et les partis politiques, l’article L2144-3 du code général des collectivités territoriales prévoit une mise à disposition de locaux communaux dans des conditions fixées par le maire, le conseil municipal fixant s’il y a lieu la contribution due La page consacrée à la mise à disposition gratuite des associations détaille la trace à conserver de ces occupations.

Les responsabilités et l’assurance

L’occupant répond des dégradations survenues pendant la période, du respect du règlement intérieur et de la sécurité des personnes accueillies. La commune répond de l’état du bâtiment et de ses installations. La convention exige une attestation d’assurance responsabilité civile, remise avant l’accès. Elle interdit la sous-location et prévoit les cas de résiliation : annulation par l’occupant dans le délai fixé, annulation par la commune pour un motif d’intérêt général.

Caution de location de salle des fêtes : montant, encaissement en régie, restitution, retenue

Une caution est une somme demandée à l’occupant pour garantir la remise en état de la salle et le respect de la convention, restituée si aucun manquement n’est constaté. Dans une commune, son montant est fixé par délibération du conseil municipal et son circuit dépend de l’acte de la régie de recettes.

Le montant, fixé par délibération

La caution est votée en même temps que les tarifs, salle par salle. Le conseil municipal peut fixer un montant unique ou plusieurs : salle, ménage non fait, matériel. Le montant reste proportionné aux dégâts courants, puisqu’un titre de recettes peut couvrir le surplus.

L’encaissement, dans le cadre de la régie

Deux pratiques existent : conserver un chèque sans l’encaisser, rendu après l’état des lieux sortant, ou encaisser la somme par le régisseur, puis la restituer. Le choix appartient à la commune et figure dans l’acte constitutif de la régie, qui liste les recettes autorisées et les moyens de paiement acceptés. Les règles applicables aux régies d’avances et de recettes sont publiées par la DGCL. La page encaisser une location de salle en régie décrit ce que la commune met en place avec son comptable public au démarrage.

La restitution

La caution est restituée après l’état des lieux sortant, dans le délai fixé par la convention. Un chèque conservé est rendu ; une somme encaissée est reversée par mandat de l’ordonnateur.

La retenue

En cas de dégradation, de ménage non fait ou de matériel manquant, la commune retient tout ou partie de la caution. La décision est motivée par l’état des lieux sortant, les photos, l’historique des accès si la commune en dispose, et un devis de remise en état. L’occupant en est informé par écrit. Si le coût dépasse la caution, le surplus fait l’objet d’un titre de recettes.

État des lieux d’une salle communale : le modèle en quatre temps

Un état des lieux est le constat écrit de l’état d’une salle et de son équipement, dressé à l’entrée et à la sortie de l’occupant, en présence des deux parties. Un modèle d’état des lieux de salle communale tient en quatre temps : entrant, sortant, photos, signature.

L’état des lieux entrant

Il est dressé avant la remise des accès, à partir d’une liste de contrôle propre à la salle : sols, murs, portes et vitrages, éclairage, chauffage, sanitaires, cuisine et appareils, vaisselle et matériel inventoriés, tables et chaises comptées, extincteurs et issues de secours, propreté. Chaque ligne reçoit un état, bon, usé ou dégradé, et une remarque si nécessaire. Il mentionne la date, l’heure et les personnes présentes.

L’état des lieux sortant

Il reprend la même liste après la restitution. Toute différence avec l’état entrant est notée, chiffrée si possible, et rattachée à la période d’occupation. Quand plusieurs occupants se succèdent dans la journée, savoir qui est entré et à quelle heure attribue une dégradation au bon créneau. Un état des lieux appuyé sur l’historique des accès répond à cette question sans qu’un agent ait noté les heures.

Les photos

Les photos datées sont prises aux deux temps, sous les mêmes angles, et jointes au dossier de la réservation. Une photo d’un sol rayé à l’entrée évite une retenue injustifiée ; la même photo à la sortie fonde une retenue motivée. Si la salle est équipée de caméras signalées aux usagers, les images liées au créneau complètent le dossier, dans le respect des règles de conservation.

La signature et le caractère contradictoire

L’état des lieux est dressé en présence de l’occupant et d’un représentant de la commune, et signé par les deux. Si l’occupant ne se présente pas à la sortie, la convention prévoit que la commune dresse seule le constat et le lui adresse, avec un délai pour formuler des observations. Un état des lieux non signé perd l’essentiel de sa portée en cas de désaccord sur la caution.

Le règlement intérieur de la salle des fêtes

Le règlement intérieur de la salle des fêtes fixe les règles d’usage communes à tous les occupants. La convention y renvoie et l’occupant l’accepte au moment de réserver. Il est adopté par le conseil municipal, affiché dans la salle et publié sur le site de la commune

Ce qu’il contient

• Les horaires, dont l’heure limite de fin de soirée et l’heure à laquelle la salle doit être rendue.
• La capacité d’accueil et le rappel que la salle est un établissement recevant du public, avec ses obligations d’évacuation.
• Les nuisances sonores : niveau, fermeture des fenêtres à partir d’une heure donnée, respect du voisinage.
• La sécurité : interdiction de fumer, de modifier les installations électriques, d’accrocher aux murs et aux plafonds.
• Le ménage et les déchets : ce que l’occupant doit rendre propre, où déposer le tri, ce qui reste à la charge de la commune.
• Le matériel : inventaire, rangement, déclaration de la casse.
• Les interdictions : sous-location, usage différent de l’objet déclaré, feux d’artifice.
• Les sanctions : retenue sur caution, refus de location ultérieure, résiliation.

Ce qu’il n’est pas

Il ne fixe ni les tarifs ni la caution, qui relèvent de la délibération, ni les conditions propres à une location, qui relèvent de la convention. Le dossier réservation et accès d’une salle communale en 12 points situe ces documents dans le projet complet, du catalogue des salles au contrôle d’accès.

Comment un logiciel dématérialise-t-il l’ensemble ?

Un logiciel de réservation dématérialise la convention, la caution, l’état des lieux et le règlement intérieur en les rattachant à la réservation. La convention est produite à partir des données saisies par l’occupant et signée en ligne avant l’accès. Le règlement est accepté au moment de réserver. La caution est suivie de la demande à la restitution. L’état des lieux s’appuie sur des faits datés : l’historique des accès et, si la salle est équipée, les images.

La convention et le règlement, avant l’accès

L’occupant renseigne son identité, son public, l’objet et le créneau. La convention reprend ces données, annexe le règlement intérieur et l’attestation d’assurance, et se signe en ligne. Tant qu’elle n’est pas signée et que le règlement dû n’est pas reçu, l’accès n’est pas ouvert.

La caution, suivie avec la réservation

Quel que soit le mode retenu avec le comptable public, la réservation garde la trace de la caution demandée, reçue, restituée ou retenue. Le régisseur dispose d’un récapitulatif par période et la trésorerie d’un export. L’usager reçoit un justificatif de paiement.

L’état des lieux, appuyé sur des faits

Le contrôle d’accès enregistre les entrées pendant le créneau réservé. Le lundi matin, la personne qui constate une dégradation sait quel créneau était en cours, qui l’avait réservé et à quelle heure la salle a été ouverte. Les constats et les photos rejoignent le dossier de la réservation.

L’accès, limité au créneau

Le code ou le badge de l’occupant fonctionne pendant la période de la convention et cesse à sa fin, sans clé à remettre ni à récupérer. La commune obtient l’ensemble pour un abonnement à partir de 59 € HT par mois, sans engagement et sans commission sur les paiements, le montant exact étant établi en démonstration.

Plan d’une convention de mise à disposition, rubrique par rubrique

Le plan ci-dessous rassemble les rubriques d’une convention de mise à disposition de salle communale, dans l’ordre où elles se lisent.