La saison entière
Chaque association a ses créneaux récurrents pour la saison. Les jours fermés sont déduits une fois. Un tournoi qui déplace un entraînement se règle dans le calendrier, et l’accès suit.
🏛️ Collectivités
Un logiciel de réservation de gymnase
Un logiciel de réservation de gymnase
pensé pour les associations et la commune
Un logiciel de réservation de gymnase pour associations et commune doit d’abord savoir répartir une saison : des dizaines de créneaux récurrents, attribués une fois par an, avec des vacances scolaires et des tournois qui les bousculent. Il doit ensuite ouvrir la porte au bon club, à la bonne heure, et laisser une trace de chaque occupation, même gratuite. ASLOT réunit le planning, l’accès et la convention de mise à disposition dans le même outil.
Mis à jour le 8 septembre 2026
SaisonCréneaux posés une fois
Par publicAssociation, habitant, extérieur
TracéChaque créneau, même gratuit
Un gymnase se planifie
une fois par an, puis tous les jours
La planification d’un gymnase municipal a un rythme particulier. Une fois par an, en fin d’été, la commune répartit les créneaux entre les clubs : le basket le lundi, le badminton le mardi, l’école la journée. Cette répartition est négociée, parfois arbitrée en réunion, puis figée dans un tableau. Ce tableau devient la référence pour dix mois.
Le reste de l’année, le tableau vit sa vie ailleurs. Un tournoi déplace un entraînement. Un club fusionne ses sections. Les vacances scolaires libèrent la salle et personne ne le sait. Un habitant demande un créneau libre et le secrétariat vérifie sur une version imprimée qui n’est plus à jour. La répartition annuelle était juste, son application ne l’est plus.
Un logiciel de réservation de gymnase absorbe ces deux temps. La répartition annuelle se pose une fois, en créneaux récurrents par association, avec les jours fermés déjà déduits. Le reste devient visible et réservable. Chaque changement se fait dans le calendrier, pas dans un tableau à côté, et l’accès suit le créneau modifié sans qu’un code ou un badge soit à refaire.
- Des créneaux récurrents par association posés pour la saison, vacances scolaires exclues
- Des plages libres ouvertes aux habitants et aux clubs extérieurs, avec le tarif de leur public
- Un badge permanent pour les clubs de la saison, un code ponctuel pour une location isolée
- Une convention de mise à disposition et un bilan d’occupation par association
Ce que la commune
retrouve dans le même écran
Les plages libres vendues ou prêtées
Ce que la saison laisse libre devient réservable : un habitant pour une rencontre entre amis, un club extérieur pour un stage. Le tarif de leur public s’applique seul, jusqu’à la gratuité.
Le bon accès au bon usage
Le club de la saison entre avec un badge permanent actif sur ses créneaux. La location isolée reçoit un code qui ne vaut que sur sa plage. Aucun trousseau ne circule.
L’occupation par association
Heures réservées, heures réellement ouvertes, par club et par équipement. Le bilan de saison est prêt pour la commission des sports et l’instruction des subventions.
De la répartition d’août
à l’entraînement de mars
La commune répartit la saison
Les créneaux récurrents de chaque association sont posés dans le calendrier du gymnase, vacances scolaires et jours fériés déjà déduits. La convention de mise à disposition reprend ces créneaux.
Chaque club reçoit son accès
Le référent du club dispose d’un badge permanent ou d’un code actif sur ses seuls créneaux. Aucune clé n’est remise. Un changement de bureau associatif se traite en quelques minutes.
Le reste s’ouvre au public
Les plages libres apparaissent aux habitants et aux clubs extérieurs. Ils réservent, règlent au tarif de leur public si le créneau est payant, et reçoivent un code pour la plage.
Le bilan sort en fin de saison
Heures réservées et heures réellement ouvertes, par association et par équipement. La commune sait combien le gymnase a servi et à qui, sans reconstituer un tableau.
Un logiciel de réservation de gymnase commence par la saison des associations
La première fonction attendue d’un logiciel de réservation de gymnase pour associations est la récurrence. Un club occupe le même créneau chaque semaine, de septembre à juin. Le poser une fois, avec les vacances scolaires et les jours fériés déjà déduits, évite dix mois de ressaisie. Une occurrence peut ensuite être annulée ou déplacée sans toucher à la série, pour un tournoi ou une fermeture technique.
La répartition elle-même reste une décision de la commune : c’est elle qui arbitre entre deux clubs pour le mardi soir. Le logiciel enregistre l’arbitrage et le rend lisible par tous. La page gérer les créneaux des associations détaille le traitement des mises à disposition gratuites, et la page réservation de gymnase raconte le même sujet du point de vue du club qui entre à 21 h 30.
Ouvrir les créneaux libres aux habitants et aux clubs extérieurs
Une fois la saison posée, le calendrier montre ce qui reste : le dimanche après-midi, une soirée par semaine, les vacances. Ces plages peuvent être ouvertes à la réservation ponctuelle. Un habitant réserve pour une rencontre entre amis, un club extérieur pour un stage, une entreprise pour un tournoi interne. Chacun voit le tarif de son public : association locale, habitant, extérieur.
Quand le créneau est payant, l’encaissement se fait en ligne, dans le cadre de la régie de recettes de la commune. Le code délivré n’ouvre que la plage réservée, ce qui rend l’ouverture à des tiers moins risquée qu’un prêt de clé. Les créneaux gratuits restent des réservations complètes : ils occupent le calendrier et laissent une trace.
Badge permanent ou code ponctuel : quel accès pour qui ?
Le badge permanent convient au club de la saison : il est actif sur ses créneaux récurrents, et sur eux seulement, jusqu’à la fin de la convention. Le code ponctuel convient à la location isolée : reçu avec la réservation, il ne vaut que sur la plage réservée. Les deux se tracent de la même façon et se désactivent sans qu’un objet soit rendu.
Le choix dépend aussi de l’équipement en place. Un gymnase déjà doté d’un lecteur de badge garde ses habitudes, et un clavier à code suffit pour les locations ponctuelles. Les deux peuvent commander la même porte. La page clés et accès d’un espace partagé décrit ce que devient un trousseau de gymnase quand chaque droit d’entrer a une date de fin, et le glossaire précise la notion de badge permanent.
Vestiaires, éclairage et chauffage
Un gymnase n’est pas une seule porte. Les vestiaires, la salle, le local matériel et parfois la salle de réunion du club ont chacun leur accès. Quand ces accès sont pilotables, chacun devient un point d’entrée avec sa propre règle : ouvrir les vestiaires un quart d’heure avant la plage, réserver le local matériel au seul club qui en a l’usage.
L’éclairage et le chauffage peuvent suivre les créneaux réservés lorsque l’installation le permet, pour éviter d’éclairer et de chauffer un gymnase vide. Le relevé des équipements existants, fait avant tout engagement, dit ce qui se raccorde. La liste des équipements pilotables donne le cadre général.
La convention de mise à disposition
Une convention de mise à disposition est le document par lequel la commune met le gymnase à disposition d’une association, avec les créneaux attribués, les conditions d’usage et les responsabilités de chacun. Dans un logiciel de réservation, les créneaux de la convention et ceux du calendrier sont les mêmes : la convention décrit ce que le planning applique.
Cela évite la dérive habituelle, où la convention signée en septembre ne correspond plus au planning réel de février. Un avenant se traduit par une modification de la série de créneaux, et l’accès du club suit. Le guide en douze points sur la réservation et l’accès d’une salle communale aborde les points à prévoir avant d’ouvrir un équipement communal à la réservation, gymnase compris.
Comment justifier l’occupation réelle d’un gymnase ?
L’occupation réelle d’un gymnase se justifie par un historique qui distingue les heures réservées des heures réellement ouvertes, par association et par équipement. Un créneau posé pour la saison mais jamais ouvert apparaît comme tel. Un créneau gratuit apparaît comme une occupation complète. Ce bilan sort du logiciel en fin de saison, sans reconstituer un tableau de mémoire.
Cette information sert à trois moments : l’instruction des subventions aux associations, l’arbitrage de la saison suivante entre deux clubs qui demandent le même créneau, et la réponse en conseil municipal sur l’utilité d’un équipement. Le logiciel de gestion des salles communales applique la même logique à l’ensemble des équipements de la commune, et le cas d’usage mairies et collectivités montre ce que cela change pour un secrétariat.
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Un seul abonnement, sans engagement et sans équipement à remplacer. Réservation, encaissement, accès et suivi dans un seul logiciel, sans module à ajouter ni édition supérieure. Sans commission sur vos recettes ; le périmètre exact se cale avec vous pendant la démonstration.
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* Prix mentionnés hors taxe.
Gymnase et associations :
vos questions
Oui. Chaque association reçoit ses créneaux récurrents, de septembre à juin, posés une fois avec les vacances scolaires et les jours fériés déduits. Une occurrence isolée peut être annulée ou déplacée pour un tournoi sans toucher à la série. Si la répartition change en cours d’année, la série se modifie et l’accès du club suit, sans refaire de badge ni de code.
Non, sauf si la commune le décide. Le tarif est défini par public : association locale, habitant, extérieur. La gratuité est un tarif comme un autre. Une réservation à zéro euro occupe le calendrier, délivre l’accès et laisse une trace d’occupation. C’est ce qui permet ensuite de justifier combien le gymnase a servi à chaque club.
Oui. Un badge permanent s’attribue au club ou à son référent pour la durée de la convention de mise à disposition. Il est actif sur les seuls créneaux attribués. En dehors, il n’ouvre rien. À la fin de la saison ou en cas de changement de bureau, il se désactive sans qu’un objet soit rendu, et un nouveau badge s’active en quelques minutes.
En ligne, dans le cadre de la régie de recettes, selon les exigences des régies publiques. Le tarif du public concerné s’applique au moment de la réservation, l’usager reçoit un justificatif de paiement et la recette est rattachée à la réservation. L’export pour la trésorerie est compris. Le circuit d’encaissement se met en place une fois, au démarrage, avec votre trésorerie.
Oui. Gymnase, dojo, salle de danse, terrain couvert : chaque équipement a son calendrier, ses publics, ses tarifs et ses accès, dans le même tableau de bord. Un club qui utilise deux salles voit ses créneaux sur les deux. La commune lit l’occupation par équipement et par association, ce qui facilite l’arbitrage de la saison suivante.
L’abonnement démarre à 59 € HT par mois, sans engagement et sans commission sur les paiements. Le tarif exact est établi pendant la démonstration, à partir des équipements réels de la commune et des accès à piloter. Si le gymnase n’est pas équipé d’un accès pilotable, le matériel et l’installation sur site sont chiffrés à part et communiqués avant commande.
Apportez votre tableau de saison,
on le pose ensemble
Pendant la démonstration, on reprend la répartition réelle de vos clubs, vos accès existants et vos tarifs par public. Vous voyez un créneau ouvrir le gymnase, puis le refermer.