Des salles que plus personne ne se dispute
Chaque salle de réunion a son planning, visible par tous les résidents. Un créneau pris disparaît à la seconde. La réunion non déclarée qui bloque la salle du rendez-vous client n’existe plus.
🏢 Entreprises
Logiciel de réservation pour pépinière d’entreprises
Logiciel de réservation pour pépinière d’entreprises
bureaux, salles et accès des résidents, dans un seul outil
Une pépinière d’entreprises, un hôtel d’entreprises ou un centre d’affaires loue des bureaux à l’année et met à disposition des salles de réunion, des postes de passage et des services communs. Le bail et le loyer relèvent de la gestion immobilière ; ce qui se réserve et ce qui s’ouvre relève d’un logiciel de réservation. ASLOT gère cette seconde partie : la salle de réunion réservée à l’heure, le bureau de passage réservé à la journée, l’accès des résidents sur leurs horaires, les usages décomptés et réglés en ligne. Cette page s’adresse à la structure qui anime le lieu, qu’elle soit privée, consulaire ou portée par une intercommunalité.
Mis à jour le 7 octobre 2026
RésidentsBadge actif sur leurs horaires
À l’heureSalles et bureaux de passage
DécomptéChaque usage, réglé en ligne
Le bail règle le bureau,
rien ne règle la salle de réunion
Dans une pépinière d’entreprises, le bureau de chaque résident est cadré par une convention d’occupation : surface, durée, loyer, charges. Tout le reste est flou. La salle de réunion se réserve sur un agenda partagé que personne ne tient vraiment, les heures incluses dans la formule ne sont pas comptées, les dépassements ne sont pas facturés et le badge du résident parti il y a six mois ouvre encore la porte d’entrée.
Ce flou coûte cher à la structure et agace les résidents. Une jeune entreprise qui a besoin de la salle pour un rendez-vous client trouve la porte occupée par une réunion non déclarée. Le gestionnaire passe du temps à arbitrer, à relancer, à refaire des badges. Et les services communs, qui devraient financer une partie du lieu, restent gratuits par défaut parce que personne ne sait les décompter.
Un logiciel de réservation pour pépinière d’entreprises donne un cadre à cette partie du lieu. Les salles et les bureaux de passage ont un planning public à l’intérieur de la structure, chaque usage est décompté sur la formule du résident ou réglé en ligne au-delà, et l’accès de chacun suit sa situation : le résident entre sur ses horaires tant que sa convention court, le visiteur reçoit un code pour sa seule réunion.
- Un planning partagé pour les salles de réunion, les bureaux de passage et les espaces communs
- Des usages décomptés par résident : heures comprises dans la formule, dépassements réglés en ligne
- Un badge résident actif sur les horaires de la convention, un code visiteur valable sur une réunion
- Un historique d’occupation et de recettes lisible par la structure, l’intercommunalité ou la chambre consulaire
Ce que la structure
retrouve dans le même écran
Des usages décomptés, pas devinés
Les heures de salle comprises dans la formule de chaque résident sont décomptées à l’usage. Au-delà, le règlement se fait en ligne à la réservation. La structure dispose du relevé par résident pour sa facturation.
Un accès qui suit la convention
Le badge du résident est actif sur les horaires et la durée de sa convention d’occupation. Le jour où elle s’arrête, il cesse d’ouvrir, sans qu’un objet soit rendu. Le visiteur d’un résident reçoit un code pour sa seule réunion.
Un lieu qui rend des comptes
Taux d’occupation des salles, recettes des services communs, entrées horodatées. Le bilan pour le comité de pilotage, l’intercommunalité ou la chambre consulaire sort de l’outil, pas d’un tableur reconstitué.
De l’arrivée du résident
à la réunion de son client
Le résident est installé avec sa formule
À la signature de sa convention, le résident reçoit son badge, actif sur les horaires et la durée prévus. Sa formule précise les heures de salle comprises. Rien à refaire tant que la convention court.
Il réserve la salle de réunion en ligne
Depuis son téléphone, il voit les créneaux libres et prend le sien. Les heures comprises se décomptent, le dépassement se règle en ligne. Son client reçoit un code valable sur la seule durée de la réunion.
La salle s’ouvre, puis se referme
Le code du visiteur ouvre l’entrée et la salle à l’heure prévue. L’éclairage et le chauffage de la salle peuvent suivre le créneau quand l’installation le permet. À la fin, l’accès cesse.
La structure lit l’usage réel
Heures de salle par résident, bureaux de passage vendus, recettes des services communs, entrées horodatées. Le relevé sert à la facturation et au bilan, sans ressaisie.
Ce qu’un logiciel de pépinière d’entreprises doit gérer, et ce qu’il ne gère pas
La question revient à chaque fois : faut-il un seul logiciel pour tout ? Non. Le bail ou la convention d’occupation, le loyer, les charges, la domiciliation et le suivi de l’accompagnement relèvent de la gestion immobilière et de la gestion de programme. ASLOT ne les gère pas et ne cherche pas à le faire. Il gère ce qui se réserve et ce qui s’ouvre : les salles, les bureaux de passage, les espaces communs, les accès des résidents et des visiteurs, les usages décomptés et réglés en ligne.
Cette séparation est saine. Elle laisse à la structure son outil de gestion locative et son outil d’accompagnement, et elle confie à un logiciel de réservation la partie qui, aujourd’hui, se règle à l’agenda partagé et au trousseau. Le comparatif entre réservation seule et réservation avec accès explique pourquoi la question de la porte change le choix de l’outil.
Hôtel d’entreprises, centre d’affaires, réseau d’entreprises : le même besoin sous trois noms
L’hôtel d’entreprises héberge des sociétés déjà établies, sans accompagnement ; le centre d’affaires loue des bureaux équipés et des services à des indépendants et des entreprises de passage ; le réseau ou le club d’entreprises dispose d’une salle pour ses rencontres et la met à disposition de ses membres. Dans les trois cas, la ressource partagée est une salle, parfois un bureau, et la question est la même : qui peut la réserver, à quel prix, et comment elle s’ouvre.
Un logiciel de réservation répond par le public : membre du réseau, résident de l’hôtel, client du centre d’affaires, entreprise extérieure. Chacun voit son tarif et ses plages. Le club d’entreprises qui prête sa salle gratuitement à ses membres garde une trace de chaque usage, ce qui lui sert à défendre sa cotisation. La page réservation de salle de réunion suit ce parcours à l’heure, du côté de la personne qui réserve.
Résidents et visiteurs : le badge d’un côté, le code de l’autre
Un résident entre tous les jours, souvent tôt ou tard, pendant toute la durée de sa convention. Il lui faut un badge actif sur une plage large, qui s’arrête de lui-même le jour où la convention se termine. Un visiteur vient une fois, pour une réunion de deux heures : il lui faut un code qui n’ouvre que l’entrée et la salle, sur cette plage, et rien d’autre. Les deux doivent commander les mêmes portes et apparaître dans le même historique.
Ce double régime met fin à deux habitudes coûteuses : le badge jamais récupéré au départ d’un résident, et l’accueil qu’il faut tenir pour faire entrer les visiteurs. La page clés et accès d’un espace partagé détaille ce que devient un trousseau quand chaque droit d’entrer a une date de fin, et la page sécurité des accès décrit la traçabilité de chaque entrée.
Décompter les usages pour financer les services communs
Les services communs d’une pépinière, salles, bureaux de passage, impressions, parfois une place de parking visiteur, sont rarement facturés à leur juste usage, faute d’outil pour les compter. Un logiciel de réservation les décompte au moment où ils sont consommés : heures de salle comprises dans la formule puis dépassements, bureau de passage vendu à la journée, impressions décomptées sur un solde. Ce qui dépasse la formule est réglé en ligne à la réservation ; la structure dispose du relevé par résident pour sa propre facturation.
Pour une pépinière portée par une intercommunalité, l’encaissement des usages payants peut s’inscrire dans la régie de recettes, selon les exigences des régies publiques. La page encaissement en régie décrit ce circuit, et la page logiciel de réservation de parking traite le cas des places visiteurs.
Pourquoi un outil commun avec le tiers-lieu et les salles de la collectivité ?
Une pépinière d’entreprises est souvent un équipement parmi d’autres pour l’intercommunalité qui la porte : à côté, il y a un tiers-lieu, des salles communales, parfois un gymnase et une aire de camping-car. Les tenir sur la même plateforme a trois avantages : une seule régie et un seul circuit avec la trésorerie, un seul tableau de bord pour lire l’occupation de tous les équipements, et un seul abonnement.
Cela n’oblige pas à tout mettre en ligne d’un coup. La pépinière peut commencer seule, et la salle des fêtes suivre l’année d’après sur le même compte. Le logiciel de gestion de tiers-lieu et de fablab décrit l’équipement voisin, et le cas d’usage mairies et collectivités montre comment une commune lit tous ses équipements au même endroit.
Tout ce qui fait tourner vos espaces
à partir de 59 € par mois
Un seul abonnement, sans engagement et sans équipement à remplacer. Réservation, encaissement, accès et suivi dans un seul logiciel, sans module à ajouter ni édition supérieure. Sans commission sur vos recettes ; le périmètre exact se cale avec vous pendant la démonstration.
Sans commission
Vos équipements conservés
Nous nous déplaçons sur site
* Prix mentionnés hors taxe.
Pépinière et hôtel d’entreprises :
vos questions
Non. Le bail, la convention d’occupation, le loyer, les charges et la domiciliation relèvent de votre outil de gestion locative. ASLOT gère ce qui se réserve et ce qui s’ouvre : salles de réunion, bureaux de passage, espaces communs, accès des résidents et des visiteurs, usages décomptés et réglés en ligne. Les deux outils cohabitent sans doublon.
Chaque résident est rattaché à un public qui porte sa formule : un certain nombre d’heures de salle comprises par mois, par exemple. Les réservations se décomptent sur ce volume. Au-delà, le tarif de dépassement s’applique et se règle en ligne à la réservation. La structure dispose du relevé par résident pour sa propre facturation.
Son badge cesse d’ouvrir à la date de fin de sa convention, sans qu’un objet soit rendu. Ses réservations futures peuvent être annulées en un geste et son historique reste consultable. Un nouveau résident est installé en quelques minutes, avec son badge et sa formule. Aucune serrure n’est à changer.
Oui. La salle du réseau est publiée avec ses plages et ses publics : membres à jour de leur cotisation, partenaires, entreprises extérieures. Les membres réservent gratuitement si c’est la règle, les autres règlent en ligne. Chacun reçoit un code valable sur son créneau, et le réseau garde la trace de chaque usage pour justifier sa cotisation.
Non. Quand un résident réserve une salle pour un rendez-vous, il peut faire envoyer à son visiteur un code valable sur la seule durée de la réunion. Le code ouvre l’entrée et la salle à l’heure prévue, puis cesse. L’accueil, s’il existe, est libéré de cette tâche et l’entrée reste tracée.
L’abonnement démarre à 59 € HT par mois, sans engagement et sans commission sur les paiements. Le tarif exact dépend du nombre de salles, de bureaux et d’accès à piloter ; il est établi pendant la démonstration à partir de votre bâtiment réel. Si une porte n’est pas encore pilotable, le matériel et l’installation sont chiffrés à part et communiqués avant commande.
Apportez votre liste de résidents,
on règle les accès ensemble
Pendant la démonstration, on part de vos salles, de vos formules et de vos portes réelles. Vous voyez un résident réserver la salle, son visiteur entrer avec son code, puis la salle se refermer.